Implementatie Mey Liang

Snelle implementatie

Een snelle implementatie is mogelijk! Dat bewijst cosmeticabedrijf Mey Liang Nail & Cosmetics te Soesterberg. In een paar maanden tijd was de overgang naar Multivers Extended een feit. Basis van het succes volgens directeur Jaap Steeman: ‘Heel goed weten wat je wil!’.
En dat was in dit geval duidelijk: snel en efficiënt overstappen. Om een beeld te krijgen van het tempo: half augustus vond de eerste demo plaats. En in januari ging het systeem live.

Cosmeticabedrijf Mey Liang

Nagelstyling is 'hot'. Al vijfentwintig jaar geleden ontdekte Mey Liang als nagelstyliste het creatieve 'nagelvak'. Haar eenmanszaak is inmiddels uitgegroeid tot een vooraanstaande, in meer dan 34 landen vertegenwoordigde groothandel in kunstnagelproducten en cosmetica-artikelen.
De basis van dat succes: de eigen productlijn Magnetic, Nail Care Designed for Professionals, ondersteund door een goed scholingsprogramma. Niet alleen in Nederland worden nagelstylisten opgeleid in het eigen opleidingsinstituut, de Magnetic Nail Academy; vestigingen van de Magnetic Nail Academy zijn te vinden in heel Europa, Zuid-Afrika en het nabije Oosten.

Op 1 januari 2008 maakte het bedrijf de overstap naar Multivers Extended. Een terugblik.

Al tien jaar Multivers

‘De eerste kennismaking met Multivers was ver terug, in mei 1999’, aan het woord is directeur Jaap Steeman. ‘Een compleet analoog programma, maar voor ons een hele vooruitgang, want we konden sturen vanuit de voorraad. We hadden toen een kleine groothandel en werkten met een oud en beperkt programma. De markt begon te groeien en ons bedrijf groeide meer dan evenredig mee. We kregen steeds meer mensen achter de computer. Ook Multivers groeide mee. Zo kwam er een inkoopmodule bij en later ook een productiemodule. Af en toe liepen we wel tegen problemen aan, maar die werden door UNIT4 zelf opgelost. Tot een jaar geleden, toen stuitten we echt op een heel groot probleem. Niks kon meer, het systeem had zijn grenzen bereikt. Dat was het moment om over te stappen op Multivers Extended.’

Haast geboden

‘Het besluit was genomen. We zouden overstappen op de Extended-versie. Helemaal onverwacht kwam dat besluit niet.
Wij zijn heel intensieve gebruikers en hebben de structuur van ons bedrijf vaak aangepast aan de structuur van het programma. We hadden natuurlijk al eerder wat tekortkomingen geconstateerd. Zo waren we te veel tijd kwijt aan het orderpicken omdat we een magazijnbon niet op loopvolgorde konden uitdraaien. Ook konden we niet alle informatie op een voor ons overzichtelijke manier eruit krijgen. De overgang naar Extended zat er dus al aan te komen.
Maar nu moest het ineens snel, want er stond ook een verhuizing op de planning. Begin september zou het nieuwe pand opgeleverd worden en op 1 januari moesten verbouwing en verhuizing achter de rug zijn én het nieuwe programma draaien. Haast was dus geboden. UNIT4 raadde ons Logres aan’.

Razendsnelle implementatie

‘Dianne Wagtho van Logres begeleidde de implementatie. Ze heeft fantastisch werk gedaan. Alles werd doorgetest en ook heeft ze het personeel getraind.
Zo konden we op 2 januari daadwerkelijk van start met het nieuwe programma. Het was compleet anders dan het vorige programma en de eerste weken waren voor iedereen een ramp. We moesten echt wennen, maar werden goed begeleid door Logres-consultant Berend van de Heuvel.
Ik moet eerlijk zijn, Logres is razendsnel en trefzeker te werk gegaan. Door op kerstavond het boekjaar af te sluiten, konden we tussen kerst en 1 januari alle data selecteren, rangschikken,  controleren en juist overzetten. En zo waren we klaar voor het nieuwe jaar.
Na zes weken waren we helemaal gewend. Iedereen happy. Maar we moeten wel heel nauwkeurig werken. Het is allemaal net iets gecompliceerder. Maar daar staat tegenover dat je er wel veel meer informatie uit kunt halen. Naar mijn idee had het ook wel wat simpeler gekund.
Nu zijn we een jaar verder. We gebruiken veel meer toepassingen dan in het begin. En nog steeds zijn we op zoek naar de grenzen, en halen we er steeds meer informatie uit. We hebben eerst de basis onder de knie gekregen en in de loop van het jaar hebben we de puntjes op de i gezet.’

Snelle besluitvorming

Dianne Wagtho van Logres: ‘Een snelle implementatie is mogelijk. Maar het valt of staat met snelle besluitvorming en met commitment. Jaap Steeman van Mey Liang is geen twijfelaar en hij kent de processen. Hij wist heel goed wat hij wilde en hield de vinger aan de pols. Een van zijn beslissingen was om veel aan ons over te laten: het voorbereiden van de conversie en het daadwerkelijk overzetten van alle gegevens én ook het trainen van de medewerkers. Daardoor konden we een hoog tempo aanhouden.'