Een ERP-demo: hoe gaat dat in zijn werk?

Overweeg je de aanschaf van een (nieuw) ERP-systeem dan is het verstandig om een demo aan te vragen bij diverse ERP-partners. Zo kan je goed vergelijken wat de diverse pakketten inhouden en wat de partners je kunnen bieden op het gebied van implementatie en support.

Eigenlijk zijn er twee soorten ERP demo’s, zegt Jan Verdoorn, salesmanager van Logres. “Je hebt de look-and-feel-demo, waarin we onszelf voorstellen en laten zien hoe een ERP pakket eruitziet en de case-demo, waarin we laten zien hoe de bedrijfskritische processen die in de huidige situatie niet efficiënt verlopen in het nieuwe ERP-pakket eruit komen te zien. We kunnen bedrijven dan laten zien hoe deze processen wél efficiënt kunnen verlopen doordat er tijd en kosten bespaard worden. Op die manier kunnen bedrijven groeien  zonder dat er extra handen nodig zijn.

Look-and-feel demo

De look-and-feel demo is vaak de eerste verkenning van een bepaald ERP-pakket. De vraag waar het bij deze demo vooral om draait is: zien wij als bedrijf onszelf dit ERP-pakket gebruiken? In deze presentatie wordt gekeken of alle benodigde onderdelen aanwezig zijn en wordt gecontroleerd of het pakket er gebruiksvriendelijk en intuïtief genoeg uitziet om geaccepteerd te worden in de organisatie.

Case-demo

Bij de case-demo vliegt Jan de functionele experts in, zoals hij het zelf verwoord. “Het draait in deze demo om bedrijfskritische processen van jou als potentiële klant. Vaak is er een lijstje met eisen waaraan een ERP-pakket moet voldoen. Die eisen zijn hard, maar de geboden oplossing binnen het ERP-pakket kan vaak op meerdere manieren gerealiseerd worden. Het gaat erom dat wij laten zien wat volgens ons de beste manier is.”

Vaak zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Het is aan ons om daar een helder advies in te geven.

Jan hecht eraan dat het niet de salesmanagers zijn die een case-demo geven. “Als salesmanager loop je het risico meer te beloven dan je waar kunt maken. Een business consultant zal dat nooit doen: hij of zij laat je precies zien wat er wel en niet mogelijk is. We laten dat bovendien zien in de omgeving zelf: geen plaatjes dus, maar rondklikken in een echt ERP-systeem.”

Voorbereiding-tips

Hoe kun je je het best voorbereiden op een demo? Volgens Jan is het belangrijk dat je op een rijtje hebt wat je wilt weten. “Als je een demo aanvraagt en dan een lange opsomming van mogelijkheden krijgt, heb je niet zoveel aan die demo. Het gaat je alleen maar duizelen.

Wat zijn je wensen en eisen? Wat zijn nu de knelpunten in jouw organisatie: zet die vooral op een rijtje en deel ze gerust van tevoren met de partij waarmee je om tafel zit. Niemand heeft er wat aan als je een demo gepland hebt waarbij je ineens met vragen komt die niet voorbereid zijn in de presentatie. Want het antwoord is dan vaak niet 1-2-3 paraat en dat is zonde van de demo-tijd.”

De tweede tip is volgens Jan om een gezond wantrouwen te koesteren tegen partijen waar alles mogelijk lijkt te zijn. Jan: “Een vakkundige ERP-partner verkoopt je soms ook “nee”. Tenminste: als je iets wilt wat je niet zou moeten willen in een ERP-pakket. Wij moeten als Logres soms ook zeggen: wat je nu vraagt is misschien wel mogelijk, maar niet verstandig. Dit gaan we niet voor je realiseren.”

Een vakkundige ERP-partner verkoopt je soms ook “nee.

De laatste tip is om de ERP-partner met oplossingen te laten komen en niet zelf de oplossing al uit te denken. Jan: “Jij moet zeggen wat je bereiken wilt en wat je nodig hebt. Het is aan de ERP-partner om mee te denken over hoe je dat resultaat behaald. Noem dus niet de functionaliteiten waarvan jij denkt dat die behulpzaam kunnen zijn, maar vertel gewoon wat je daarmee wilt. Op die manier kan je betrouwbaar advies krijgen, waar je echt wat aan hebt.

Checkmoment

Jan: “Een demo is ook een beetje een checkmoment of er goed naar jouw wensen geluisterd is en ook een check of de ERP-partner jouw business enigszins begrijpt. Bedenk wel: als een ERP-partner tijdens de demo al niet goed naar jouw input geluisterd heeft, dan kan je hetzelfde verwachten tijdens het implementatietraject. Kies dus altijd voor een partij die met je meedenkt en in staat is om in te schatten wat voor jou van belangrijk is.”

Vraag demo aan