Voltec

Van Exact naar UNIT4 Multivers Groothandel

Leverancier van een gevarieerd programma aan kabels
De markt waar Voltec in opereert, kenmerkt zich door een hevige concurrentie en een projectmatige aanpak. Veel van de zeshonderd klanten gaan een lange termijnrelatie met de kabeldistributeur aan. Relatiebeheer is voor het Limburgse bedrijf dan ook een kerntaak in deze, volgens Theo Schrooders, conservatieve markt. “We nemen onze klanten mee naar de fabriek om tekst en uitleg te geven over de kabels. Daarnaast staan we twee keer per jaar op een grote beurs. Ons CRM-systeem is dan ook een zeer belangrijk hulpmiddel”, vertelt Schrooders.

Flexibele importmogelijkheden
Het vorige pakket waarmee het bedrijf het relatiebeheer, de financiële en logistieke administratie deed, zag er volgens Schrooders ‘gelikt’ uit. Maar informatie uit het systeem halen, ging uiterst moeizaam. Dat veranderde toen de kabeldistributeur overging op UNIT4 Multivers Groothandel, een ERP-pakket voor handelsbedrijven. De implementatie ging dankzij ‘goede ondersteuning’ van UNIT4-partner Logres voorspoedig maar het kostte wel ‘enorme discipline om het systeem in te richten en ermee te werken’. Schrooders roemt vooral de flexibele importmogelijkheden van UNIT4 Multivers Groothandel . ‘De prijzen van kabels zijn afhankelijk van de koperprijs en deze heeft ook een dagwaarde. Voor het bepalen van de juiste kabelprijzen hebben we speciale spreadsheets ingericht. Doordat die zeer eenvoudig in UNIT4 Multivers Groothandel zijn in te lezen, zijn de prijzen altijd actueel.’ Voor elk van de circa zeshonderd relaties van Voltec heeft Schrooders een importprofiel aangemaakt. Als er iets wijzigt (de dagkoers van koper bijvoorbeeld), dan is dit zeer eenvoudig in de applicatie te veranderen en hoeft daardoor niet op meerdere plekken gewijzigd te worden.

Informatieprofielen
De administratie van Voltec is complex, maar door binnen UNIT4 Multivers Groothandel gebruik te maken van informatieprofielen kunnen ze soepel met deze complexiteit omgaan. Een voorbeeld: Een klant wil een fabriek opzetten. Voor de energiebehoefte wil hij een bepaald soort kabel met een bepaalde aaneengesloten lengte. Schrooders kijkt in het systeem en haalt direct boven water waar hij dat product vandaan kan halen: uit het eigen magazijn, bij een leveranciers of bij een combinatie van beide. ‘Kabels zitten om haspels. De kunst is om zo min mogelijk restproduct over te houden. Dit moet namelijk ontmanteld worden en dat kost geld’, illustreert Schrooders. ‘Klanten vinden het helemaal niet erg om bijvoorbeeld in plaats van de bestelde 1000 meter, 1011 meter te krijgen. Afwijkingen worden vaak getolereerd, net als de slager wel eens aanbiedt of het ietsje meer of minder mag zijn. Om hiervan optimaal te profiteren, is het wel zaak dat je inzicht hebt in de voorraden. En dat hebben we nu dankzij UNIT4 Multivers Groothandel.’

Om hiervan optimaal te profiteren, is het wel zaak dat je inzicht hebt in de voorraden. En dat hebben we nu dankzij UNIT4 Multivers Groothandel.’

Minder administratie
Sinds de implementatie van UNIT4 Multivers Groothandel, een kleine twee jaar geleden, ervaart Voltec 25 procent minder administratieve handelingen bij het verkooptraject. ‘Het naar boven halen van informatie uit het systeem gaat 40 procent sneller’, aldus Schrooders. ‘Daarnaast hebben we dankzij de automatisering kunnen groeien met het zelfde aantal medewerkers (10, red.) en gebruiken we dankzij het digitale archief veel minder papier.’ Ondanks deze efficiencyslagen is Voltec altijd bezig met het optimaliseren van de processen. Zo wil Voltec zich straks gaan aansluiten op het 2ba en dit portaal koppelen met UNIT4 Multivers Groothandel. ‘Op het 2ba-portaal kun je als leverancier je geclassificeerde artikelbestand aanleveren. Potentiële klanten kunnen op deze site uitgebreid zoeken en daar te weten komen waar ze het product kunnen inkopen. Klanten vragen erom. Ook e-facturering is een punt dat we nu bekijken. De vraag hiernaar is er nog niet, maar we anticiperen er vast op. Onze visie is dat iedereen vervangbaar moet zijn. Eerst zat alle informatie in het hoofd en nu in het systeem. Nu zijn de overige processen aan de beurt. UNIT4 Multivers Groothandel dat zeer gebruiksvriendelijk werkt, ondersteunt ons hierin.’