Elvy Documentarchivering

Ontvang jij veel documenten van externe partijen, zoals pakbonnen, vrachtbrieven of overeenkomsten? Elvy leest deze gemakkelijk uit vanuit jouw mailbox.

Maar ook als je papieren documenten ontvangt, kan Elvy deze fysieke documenten vanaf een lokale bestandslocatie van jouw netwerk ophalen. Bovendien leest Elvy databases automatisch uit, of je kunt gebruikmaken van onze Upload Portal.

Zodra de digitale documenten binnenkomen in Elvy, kan de automatische herkenning worden gestart.

Vooraf maken we samen per type document een profiel aan, waarin staat welke gegevens Elvy per type document moet herkennen. Dit kan bijvoorbeeld een relatienaam zijn, maar ook bepaalde codes op de documenten. Net wat jouw wens is.

Misschien wil je niet dat bij jou in de organisatie alles lukraak gearchiveerd kan worden. In Elvy Documentarchivering is het mogelijk om eerst een akkoord te geven op het document, voordat deze gearchiveerd wordt.

Fiatteren van digitale documenten kan op verschillende niveaus. Daarnaast kun je notities en bijlagen toevoegen en worden alle handelingen vastgelegd in een audit-trail.

Standaard worden alle documenten gearchiveerd in Elvy.

Wil jij dat bepaalde pakbonnen of andere documenten in jouw ERP applicatie opgeslagen worden? Ook dat is mogelijk met Elvy door de real-time integratie met jouw software.

Zo kun je bepaalde digitale documenten via meerdere kanalen terugvinden.

Soms komt het voor dat je in het verleden een artikel hebt besteld, waarvan je de bedrijfsgegevens niet meer weet.

Omdat Elvy het gehele document ocr't, kan je ook op de inhoud van het document zoeken. Zo kun je altijd het document terugvinden.