Het gevaar van Eilandautomatisering

Excel-sheets zijn geweldig – en gevaarlijk. Ze zijn geweldig omdat je in deze spreadsheets vrijwel alles kwijt kunt en er allerlei formules in kunt verwerken. Prima om zaken inzichtelijk te houden, zou je zeggen. Ze zijn echter gevaarlijk, als ze niet gekoppeld zijn aan de centrale database. Daarmee creëer je namelijk Eilandautomatisering.

Eén van onze relaties gaf daar begin vorig jaar een treffend voorbeeld van: ‘Henk werkt al 28 jaar bij ons op de administratie. Hij houdt alles heel nauwgezet bij, maar wel op zijn eigen manier. Hij verwerkt de cijfers graag anders dan ons systeem vraagt en houdt dan ook zaken bij in een zelf-ontwikkeld spreadsheet. Dat betekende bij besprekingen van het MT, dat zijn sheet altijd apart gepresenteerd werd. Dat was lastig, want we moesten iedere keer een vertaalslag maken. Het gaf daarbij een vertekend beeld van de omzet. Natuurlijk hebben we Henk een paar keer gevraagd om toch het systeem te gebruiken, maar volgens hem kon dat niet. Trouwens, hij wist toch precies waar hij mee bezig was?! Nou, dat klopte. Alleen was Henk ook de énige die wist waar hij mee bezig was. Dus toen hij vorig jaar voor langere tijd ziek werd, hadden we een probleem. Toen realiseerden we ons hoe kwetsbaar we als organisatie waren, door toe te staan dat bepaalde kennis bij één persoon zat. Henk had zijn eigen eiland gecreëerd.

De groothandel in dit voorbeeld was zich toch al aan het oriënteren op een nieuw softwarepakket. Wij hebben ze geadviseerd over te stappen op KCS Wholesale. Het bleek, dat dit standaard pakket alle functionaliteiten bevatte die deze groothandel nodig had. Hoewel Henk – inmiddels hersteld – eigenlijk wilde doorgaan op zijn manier, besloot het MT dat hij zijn werkwijze moest aanpassen aan het pakket. Ondanks zijn aanvankelijk protest, kon hij er dankzij onze begeleiding al snel prima mee omgaan. Niet alleen heeft het MT nu ieder moment duidelijk inzicht in de actuele cijfers, maar ook wist men op diverse punten de efficiency in de bedrijfsvoering merkbaar te verbeteren.

Lees meer over Eilandautomatisering