Na implementatie processen nog aanpassen zorgt voor onnodige kosten en nieuwe inefficiëntie. Dat is zonde van tijd en budget.

Als de huidige processen helder zijn, vertalen we ze naar een blueprint: zo willen we straks werken, en zo wil je SAP Business One inrichten.

Dat blueprint-document is geen foldermateriaal, maar je werktekening. Het dwingt keuzes af. Welke variant is de standaard? Welke uitzondering mag blijven? Welke niet?

Voor je iets inricht, wil je weten hoe het proces nu loopt. Daar heb je geen uitgebreid rapport voor nodig, want je bent even ver met een simpele analyse van start tot einde: wanneer begint het, wanneer is het klaar, wie doet wat, welke data gebruik je en waar komt die vandaan?

Los van de de basis zijn de eventuele uitzonderingen heel belangrijk om een volledig beeld te krijgen van het bedrijfsproces. Juist bij de uitzonderingen lekt tijd weg en ontstaan de meeste fouten. Let daarbij ook op de combinatie tussen systemen en handwerk.

Ons advies is om dit proces stap voor stap samen met de mensen die het werk elke dag doen uit te voeren. Zo blijft het risico op fout gedefinieerde stappen laag want mensen van de werkvloer zien direct waar het vastloopt en welke stap eigenlijk niemand meer kan uitleggen.

Maak het klein en concreet:

• Start en eindpunt. Wanneer begint het proces en wanneer is het “done”?
• Rollen: Wie beslist? Wie voert uit? Wie controleert?
• Welke data heb je waar nodig? Waar komt die vandaan?
• Systemen vs. handwerk. Wat is geautomatiseerd, wat staat in Excel of mail?
• Uitzonderingen en wachttijden. Waar stokt het? Waar wordt dubbel ingevoerd?

Teken het in een simpele flowchart. Meer hoeft niet. In één blik zie je de route van lead naar factuur, of van inkoopaanvraag naar ontvangst. “Eenvoudig zichtbaar maken” is de halve winst.

Een scherpe evaluatie kan confronterend zijn. Gaandeweg zijn processen zo gegroeid en kunnen er inefficiënte delen bij insluipen. Daarbij is het mogelijk dat de bevindingen van een eerder traject alweer achterhaald zijn of dankzij veranderingen in strategie niet meer passend. Een kritische evaluatie voorkomt dat het proces tijdens de implementatie elke week een andere afslag neemt.

Ons advies is om daar waar het kan naar standaarden te werken. Dat maakt het systeem beheersbaar, overzichtelijk en toekomstvast.

Echter: elk proces is net anders en waar het proces niet geoptimaliseerd kan worden, richten wij het op maat in. Aanpassingen werken het beste als gerichte, kleine implementatie met een juiste onderbouwing. Want, alles willen ‘zoals vroeger’ klinkt veilig, maar is vaak de snelste weg naar dure complexiteit en blijvende inefficiëntie.

SAP Business One is gebouwd op best practices. Als je proces daarop aansluit, blijft het systeem overzichtelijk en beheersbaar. Past iets echt niet, dan is er veel ruimte voor aanpassingen.

Dankzij het rijke aanbod software-extensies van SAP Business One die per industrie of bedrijfsproces het grootste deel van de processen kan tackelen is echt maatwerk in meeste gevallen niet nodig. Toch is het goed om processen ook in de extensies zover mogelijk te stroomlijnen.

Onze overtuiging is duidelijk: een systeem volledig kneden naar de oude werkwijze pakt zelden goed uit. Dan werk je “zoals altijd”, alleen dan met een nieuw icoontje.

Een mooi voorbeeld is Platinum, specialist in outdoor producten. Zij werkten al jaren met SAP Business One, maar er waren work-arounds en handwerk ontstaan. Het management besloot: eerst schoon schip, dan strak live. De keuze viel op implementeren volgens best practices, zonder onnodig maatwerk.

Het resultaat: op tijd live, rust in het magazijn dankzij het WMS en sneller schakelen op basis van cijfers in plaats van onderbuik. “It was almost boring how smoothly it went,” grapte Diederik Schneemann COO na het traject. Dat is precies de winst van processen eerst goed zetten en dán pas de tooling.

Onze business consultants zijn zeer ervaren. We lopen mee op de werkvloer, stellen lastige vragen en maken de uitzonderingen zichtbaar. We tekenen de huidige situatie uit, versimpelen waar kan en vertalen dat naar een inrichting die wél klopt. We helpen keuzes te maken: wat wordt standaard, wat blijft uitzondering, en adviseren wanneer maatwerk logisch is.

We stoppen niet bij een mooi document. We blijven erbij tot het werkt. Dat betekent: testen op echte data, collega’s meenemen, en na livegang bijsturen waar nodig. Geen dikke theorie, wel resultaat in de praktijk.