Voor producenten, groothandels en distributeurs in de foodsector is houdbaarheid meer dan een datum op een verpakking. Het bepaalt hoe je voorraad beheert, welke producten je als eerste uitlevert en hoe je verspilling voorkomt. Een goed ERP-systeem helpt om daar dagelijks grip op te houden.

Met SAP Business One, eventueel uitgebreid met een brancheoplossing zoals CompuTec ProcessForce, beheer je houdbaarheidsdata, batchinformatie en voorraad vanuit één centrale omgeving. Zo werk je efficiënter én voldoe je eenvoudiger aan de eisen die gelden binnen de foodsector.

Waarom houdbaarheid goed beheren belangrijk is

Wanneer producten een beperkte houdbaarheid hebben, kan een kleine fout grote gevolgen hebben. Denk aan afgekeurde leveringen, onnodige derving of een terugroepactie waarbij je snel moet achterhalen welke batches zijn uitgeleverd.

Door houdbaarheid onderdeel te maken van je dagelijkse processen, voorkom je veel van deze problemen. Je weet welke producten als eerste de deur uit moeten, welke batches binnenkort verlopen en welke voorraad nog veilig beschikbaar is voor verkoop of productie.

Houdbaarheid beheren in SAP Business One

SAP Business One ondersteunt batchregistratie en traceerbaarheid. In combinatie met ProcessForce breid je dit uit met functies die speciaal zijn ontwikkeld voor de voedingsmiddelenindustrie.

Zo kun je onder andere:

• houdbaarheids- en productiedata per batch registreren;
• werken volgens FEFO (First Expired, First Out), zodat producten met de kortste resterende houdbaarheid als eerste worden gepickt;
• waarschuwingen ontvangen wanneer batches hun houdbaarheidsdatum naderen;
• minimale resterende houdbaarheid vastleggen voor specifieke klanten of afnemers;
• de volledige historie van een batch volgen, van ontvangst van grondstoffen tot levering aan de klant.

Hierdoor hoeven medewerkers niet langer handmatig te controleren welke voorraad nog gebruikt of geleverd mag worden. Het systeem ondersteunt de keuzes die iedere dag gemaakt moeten worden.

Minder verspilling, betere leveringen

Een goede houdbaarheidsregistratie levert meer op dan alleen naleving van regelgeving.

Door voorraad volgens FEFO uit te leveren, blijven producten minder lang liggen en neemt derving af. Tegelijkertijd ontvangen klanten producten met een langere resterende houdbaarheid. Dat verkleint de kans op retouren en helpt om afspraken met retailers en andere afnemers na te komen.

Ook de voorraadplanning verbetert. Omdat SAP Business One inzicht geeft in beschikbare batches, vervaldata en toekomstige vraag, kun je beter bepalen wanneer nieuwe productie of inkoop nodig is.

Volledige traceerbaarheid bij een recall

Mocht er toch een kwaliteitsprobleem ontstaan, dan is snelheid essentieel.

Met SAP Business One kun je direct achterhalen uit welke grondstoffen een batch bestaat, welke producten ermee zijn geproduceerd en aan welke klanten deze zijn geleverd. Zo beperk je de impact van een eventuele terugroepactie en beschik je over de informatie die nodig is voor audits en kwaliteitscontroles.

Grip op houdbaarheid begint bij je ERP

Voor foodbedrijven is houdbaarheid geen los administratief proces, maar een onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Door houdbaarheidsbeheer te integreren in SAP Business One werk je met actuele voorraadinformatie, voorkom je verspilling en houd je controle over iedere batch.