Zoek je het beste ERP-systeem voor inkoop en verkoop? SAP Business One zou wel eens het antwoord op je vraag kunnen zijn. In deze blog leggen wij uit waarom dit ERP-systeem zo geschikt is voor inkoop en verkoop. Vooral bij groothandels en bedrijven in de procesindustrie, waar voorraad, levertijden, prijsafspraken en marges iedere dag samenkomen.

Inkoop en verkoop hebben ieder hun eigen verantwoordelijkheden, maar zijn sterk van elkaar afhankelijk. Verkoop wil klanten snel zekerheid geven. Inkoop wil op tijd bestellen, zonder onnodig veel voorraad aan te houden. SAP Business One brengt beide afdelingen samen in één systeem, zodat zij beslissingen nemen op basis van dezelfde actuele gegevens.

Waar moet een ERP-systeem voor inkoop en verkoop aan voldoen?

Inkopers en verkopers kijken ieder op een andere manier naar de bedrijfsvoering.

Een inkoper wil weten:

• Wat moeten we wanneer bestellen?
• Welke leverancier biedt de beste voorwaarden?
• Welke artikelen raken sneller uit voorraad dan verwacht?
• Welke inkooporders zijn vertraagd?
• Hoe voorkomen we te grote voorraden?

Een verkoper wil juist snel antwoord kunnen geven op vragen als:

• Is het artikel op voorraad?
• Wanneer kunnen we leveren?
• Welke prijsafspraak geldt voor deze klant?
• Welke alternatieven zijn beschikbaar?
• Wat is de marge op deze order?

Een goed ERP-pakket moet beide afdelingen ondersteunen. Nog belangrijker: het moet ervoor zorgen dat de informatie van inkoop en verkoop op elkaar aansluit.

Eén waarheid over voorraad en beschikbaarheid

Voorraad is vaak het punt waarop inkoop en verkoop elkaar tegenkomen. Verkoop wil kunnen leveren, terwijl inkoop wil voorkomen dat er te veel of juist te weinig wordt besteld.

Wanneer beide afdelingen met verschillende overzichten, losse spreadsheets of verouderde gegevens werken, ontstaan al snel problemen. Een verkoper kan bijvoorbeeld denken dat een artikel beschikbaar is, terwijl de voorraad al voor een andere order is gereserveerd. Tegelijkertijd kan een inkoper een extra bestelling plaatsen, terwijl er al voldoende goederen onderweg zijn.

Met SAP Business One hebben inkoop en verkoop vanuit één omgeving inzicht in de actuele, gereserveerde en beschikbare voorraad per artikel en magazijn.

Met SAP Business One hebben inkoop en verkoop vanuit één omgeving inzicht in de actuele, gereserveerde en beschikbare voorraad per artikel en magazijn. Ook zien zij openstaande verkoop- en inkooporders, verwachte ontvangstdatums en de historische afname. Daardoor werkt iedereen met dezelfde cijfers en wordt de kans op verkeerde toezeggingen en onnodige bestellingen een stuk kleiner.

Efficiënter inkopen met betere informatie

Goed inkopen is meer dan de laagste prijs vinden. Levertijd, kwaliteit, betrouwbaarheid en voorraadkosten tellen minstens zo zwaar mee. SAP Business One helpt inkopers om deze factoren samen te beoordelen. Het systeem geeft inzicht in eerdere bestellingen, afgesproken prijzen, levertijden en prestaties van leveranciers. Ook kan het besteladviezen opstellen op basis van voorraad, vraag en geplande orders.

Voor inkopers betekent dit dat zij minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen en vergelijken van gegevens. Zij kunnen sneller bepalen:

• welke artikelen moeten worden bijbesteld;
• hoeveel er nodig is;
• bij welke leverancier zij het beste kunnen bestellen;
• wanneer een bestelling binnen moet zijn;
• welke orders extra aandacht vragen.

Voor groothandels en bedrijven in de procesindustrie is dat een belangrijk voordeel. Daar kunnen aantallen, beschikbaarheid van grondstoffen en levertijden snel veranderen. Meer…

Verkopers sneller en betrouwbaarder laten werken

Een verkoper moet tijdens een klantgesprek snel antwoord kunnen geven. Is een product leverbaar? Welke prijs geldt? Wanneer kan de bestelling worden verzonden?

Wanneer die informatie uit verschillende systemen moet worden gehaald, kost dat tijd. Bovendien neemt de kans toe dat een klant een antwoord krijgt dat later moet worden gecorrigeerd.

SAP Business One geeft verkopers vanuit één omgeving toegang tot:

• klantgegevens en contacthistorie;
• prijsafspraken en kortingen;
• offertes en verkooporders;
• actuele en verwachte voorraad;
• openstaande leveringen;
• betalingsinformatie;
• marges per order of artikel.

Daardoor kunnen offertes sneller worden opgesteld en orders beter worden gecontroleerd. Ook kan een verkoper eerder zien wanneer een afgesproken prijs of leverdatum aandacht nodig heeft. Meer…

De samenwerking tussen inkoop en verkoop gaat niet vanzelf…

Inkoop en verkoop streven uiteindelijk hetzelfde doel na: klanten goed bedienen tegen een gezonde marge. In de dagelijkse praktijk kunnen hun belangen toch botsen. Verkoop wil bijvoorbeeld ruim voorraad hebben om direct te kunnen leveren. Inkoop wil juist voorkomen dat geld vastzit in artikelen die lang blijven liggen.

Ook kunnen er spanningen ontstaan wanneer:

• verkoop een grote order toezegt zonder inkoop tijdig te informeren;
• inkoop kiest voor een langere levertijd vanwege gunstigere voorwaarden;
• een leverancier vertraging meldt, maar verkoop dat te laat hoort;
• verkoopacties niet zijn meegenomen in de voorraadplanning;
• prijsstijgingen bij leveranciers niet direct worden verwerkt in verkoopprijzen;
• beide afdelingen andere rapportages gebruiken.

Dit soort problemen zijn vaak geen kwade opzet. Het is puur dat afdelingen geneigd zijn alleen naar hun eigen processen te kijken en vergeten andere afdelingen tijdig te informeren of mee te denken in het belang van een andere afdeling. Een ERP-pakkt zoals SAP Business One kan gelukkig heel eenvoudig dit soort spanningen elimineren door op het juiste moment data door te sturen van de ene naar de andere afdeling.

Hoe bevordert SAP Business One de samenwerking?

SAP Business One verbindt inkoop, verkoop, voorraad, logistiek en financiële administratie. Daardoor wordt een wijziging in het ene proces direct zichtbaar in het andere.

Komt er een grote verkooporder binnen, dan kan die vraag meteen worden meegenomen in de inkoopplanning. Loopt een levering van een leverancier vertraging op, dan ziet verkoop welke klantorders hierdoor mogelijk worden geraakt.

Beide afdelingen werken met dezelfde artikelgegevens, leveranciersinformatie, klantafspraken en voorraadstanden. Medewerkers hoeven daardoor minder informatie uit te wisselen via e-mail, Excel of losse lijstjes. Dat maakt het eenvoudiger om haalbare leverafspraken te maken, voorraadtekorten op tijd te signaleren, grotere klantorders goed te plannen en gewijzigde inkoopprijzen correct te verwerken. Ook helpt het bij het bewaken van marges, het afstemmen van verkoopacties op de verwachte vraag en het tijdig informeren van klanten wanneer iets afwijkt.

SAP Business One neemt het overleg tussen inkoop en verkoop niet over. Het zorgt er wel voor dat beide afdelingen dat overleg voeren op basis van dezelfde actuele cijfers.

SAP Business One neemt het overleg tussen inkoop en verkoop niet over. Het zorgt er wel voor dat beide afdelingen dat overleg voeren op basis van dezelfde actuele cijfers.

Waarom SAP Business One meenemen in je ERP-selectie?

SAP Business One is interessant voor organisaties die inkoop en verkoop niet als losse processen willen behandelen.

Het systeem combineert inkoopbeheer en verkoopbeheer, maar ook (onder meer) voorraadbeheer, de financiële administratie, relatiebeheer en productieplanning. Daarnaast heb je veel extra inzichten vanuit de diverse rapportages en dashboards die beschikbaar zijn, of die je naar eigen voorkeur, kunt samenstelen.

Daardoor hoeven gegevens niet steeds tussen verschillende losse pakketten te worden uitgewisseld. Dat scheelt handwerk en verkleint de kans op fouten.

Werk je bij een groothandel of een bedrijf in de procesindustrie met veel artikelen, leveranciers, klantafspraken en voorraadbewegingen? Dan hoort SAP Business One wat ons betreft thuis op de lijst met ERP-systemen die je serieus onderzoekt.

Het pakket moet passen bij de werkvloer

De mogelijkheden van een ERP-systeem zeggen niet alles. De inrichting bepaalt uiteindelijk hoe prettig inkopers en verkopers er dagelijks mee kunnen werken.

Bij een ERP-selectie is het daarom verstandig om verder te kijken dan een lijst met functies. Welke informatie heeft een verkoper nodig tijdens een klantgesprek? Welke signalen moet een inkoper automatisch ontvangen? En hoe worden afwijkende levertijden, prijswijzigingen en verkoopprognoses tussen beide afdelingen gedeeld? Ook afspraken over wie prijzen en kortingen mag aanpassen en welke rapportages worden gebruikt, horen daarbij.

Veelgestelde vragen over ERP voor inkoop en verkoop