Een afgekeurde partij komt zelden uit de lucht vallen. Meestal is het een meting die iemand op een briefje noteerde, een monster dat in het lab bleef liggen, of een pallet die al op de vrachtwagen stond voordat de uitslag binnen was. De controle was er wel, maar de vastlegging niet.

Kwaliteitscontrole in SAP Business One draait daarom om drie dingen die moeten samenvallen. Wat er gemeten is hoort bij de batch te staan, op dezelfde plek als de inkoop, de voorraad en de levering.

Wat nog niet is goedgekeurd hoort niet in een pickopdracht te belanden, ook niet als het druk is en de order al klaarstaat. En als er iets misgaat, moet binnen een uur op tafel liggen welke grondstof, welke leverancier, welke productieorder en welke klanten het betreft.

Dat begint bij het testprotocol. Voor elk artikel ligt vast welke eigenschappen worden gemeten, binnen welke grenzen de uitkomst moet vallen en met welk meetmiddel dat gebeurt.

Het protocol hangt aan het product, niet aan de kennis van de collega die er meestal over gaat.

Vanuit dat protocol ontstaan de controles vanzelf, op het moment dat een document erom vraagt: een ontvangst van een leverancier, een productieorder, een uitgifte naar de klant. De kwaliteitsmedewerker begint zijn dag daardoor met een lijst in plaats van met een zoektocht.

Een meetwaarde ergens kwijt kunnen is niet moeilijk. Het verschil zit in wat er daarna mee gebeurt, en juist daar houdt een doorsnee ERP-pakket in het MKB-segment op.

Dit zijn de functies die je in de praktijk zelden ergens anders tegenkomt:

• Steekproef op maat. Het aantal monsters beweegt mee met de batchgrootte en de controlefrequentie met hoe een leverancier presteert. Wie levert wat hij belooft, hoeft niet elke zending opnieuw volledig door de molen.
• Een slaagnorm in plaats van alles of niets. Acht van de tien monsters goed betekent een goedgekeurde batch, terwijl de twee afwijkers apart geregistreerd blijven.
• Vrijgifte die de voorraad stuurt. De testuitslag verzet de batchstatus, en die status bepaalt of de voorraad gebruikt mag worden in verkoop, productie en magazijn tegelijk.
• Herkeuring bij houdbaarheid. Na verloop van tijd komt een batch opnieuw op de lijst, in plaats van stilletjes te verlopen.
• Meetmiddelen en bevoegde inspecteurs. Vaste gegevens rond de controle, inclusief wie mag tekenen en welk instrument gebruikt is.
• Afkeur met een spoor. Een afwijkingsrapport legt de reden, de beoordelaar en de genomen maatregel vast.
• Analysecertificaten uit het systeem. Het certificaat dat met de zending meegaat, rolt uit de gemeten waarden zelf in plaats van uit een sjabloon dat iemand overtypt.

In SAP Business One komt die diepgang uit ProcessForce van CompuTec, waarvan de module voor kwaliteitscontrole onlangs is vernieuwd.

Kwaliteitscontrole wordt bedacht op kantoor en uitgevoerd op de vloer. Daar gaat het in de praktijk mis: een uitslag die wel in het systeem staat maar niet bij de heftruck aankomt.

Draait het magazijn op dezelfde voorraadadministratie, dan verdwijnt dat gat. CompuTec WMS werkt zo samen met SAP Business One: de ontvangst wordt gescand, de batch komt vast te liggen, de controle ontstaat en de goederen gaan naar de quarantainelocatie.

Een batch die niet is vrijgegeven, komt niet in een pickopdracht terecht. Niet omdat iemand oplet, maar omdat de status dat regelt.

Dat scheelt dubbele invoer, en het scheelt vooral discussies achteraf.

Hetzelfde patroon werkt voor een groothandel zonder eigen productie. De controles gaan dan over de staat van de verpakking, de temperatuur tijdens transport, de resterende houdbaarheid bij aankomst en het bijgeleverde certificaat.

De structuur eronder is dezelfde. Ook een teruggekomen zending komt binnen op een aparte locatie, wordt beoordeeld en gaat pas daarna terug de voorraad in of naar de afkeur.

Waar je begint hangt af van wat er nu al gebeurt. Meestal zit de eerste winst niet in software maar in het vastleggen van de protocollen zelf: welke eigenschap, welke grens, welk meetmiddel, wie tekent.

Veelgestelde vragen over kwaliteitscontrole in SAP Business One