Met Ingredient Declarations in SAP Business One bouw je productspecificaties op vanuit de receptuur of formulering van een product. Verandert de samenstelling, dan kun je ook de bijbehorende ingrediënten, bestanddelen, allergenen, voedingswaarden en andere productgegevens opnieuw laten berekenen. Zo blijven recepturen, productspecificaties en etiketten met elkaar in overeenstemming.

Deze functionaliteit is niet alleen interessant voor foodbedrijven. Ook producenten in de chemie, cosmetica, diervoeding, voedingssupplementen en life sciences werken met grondstoffen en samengestelde producten. De gegevens die zij moeten vastleggen verschillen per branche, maar de achterliggende vraag is hetzelfde: hoe zorg je ervoor dat productinformatie aansluit op wat er daadwerkelijk wordt geproduceerd?

Binnen SAP Business One wordt deze aanvullende functionaliteit verzorgd door de geïntegreerde add-on ProcessForce.

Waarom losse productspecificaties al snel voor problemen zorgen

Een wijziging in een receptuur of formulering heeft vaak gevolgen voor meerdere afdelingen. Wanneer je een grondstof vervangt, een percentage aanpast of een nieuw bestanddeel toevoegt, kan ook de informatie op productspecificaties, veiligheidsdocumentatie, klantdocumenten en etiketten veranderen.

Worden deze gegevens bijgehouden in spreadsheets, losse documenten en verschillende softwaresystemen? Dan moet dezelfde wijziging op meerdere plaatsen worden verwerkt. Daardoor kan de productieafdeling al met de nieuwe receptuur werken, terwijl verkoop, kwaliteit of logistiek nog een oudere productspecificatie gebruikt.

Met SAP Business One beheer je recepturen, grondstoffen, voorraad, productie en productinformatie binnen dezelfde omgeving. De actuele receptuur vormt daarmee de basis voor de informatie die je intern gebruikt en extern deelt.

Welke informatie kun je in een Ingredient Declaration opnemen?

De term Ingredient Declaration doet vooral denken aan een ingrediëntenlijst op een voedingsmiddelenetiket. De functionaliteit is echter breder toepasbaar. Binnen de chemische industrie kan het bijvoorbeeld gaan om de samenstelling en classificatie van grondstoffen. Cosmeticaproducenten werken met INCI-benamingen, terwijl producenten van voedingsmiddelen allergenen en voedingswaarden moeten vastleggen.

Afhankelijk van het product en de branche kun je onder andere werken met: ingrediënten, grondstoffen en subbestanddelen, de volgorde en percentages daarvan, allergenen, voedingswaarden, alternatieve benamingen, classificaties, codes, certificeringen, herkomstgegevens en productclaims.

Deze informatie wordt vastgelegd bij de grondstoffen en recepturen waarop de uiteindelijke declaration is gebaseerd. Je hoeft de gegevens daardoor niet voor ieder eindproduct opnieuw in te voeren.

Ook samengestelde grondstoffen worden meegenomen

Een grondstof is niet altijd één afzonderlijk ingrediënt of bestanddeel. Producenten werken vaak met premixen, concentraten, tussenproducten, basismengsels of halffabricaten die zelf weer uit verschillende componenten bestaan.

SAP Business One kan de opbouw van een receptuur over meerdere niveaus volgen. De onderliggende componenten van een halffabricaat kunnen daardoor worden meegenomen in de productspecificatie van het eindproduct.

Denk bijvoorbeeld aan een voedingsmiddelenproducent die een kruidenmix gebruikt. Voor de uiteindelijke ingrediëntenlijst kunnen ook de bestanddelen van deze mix nodig zijn. Binnen de chemie kan een basismengsel verschillende stoffen bevatten die in de productspecificatie van het eindproduct moeten terugkomen.

Ook de bijdrage van ieder bestanddeel aan het totale product kan worden berekend. Hierdoor kun je ingrediënten of grondstoffen in de juiste volgorde tonen en percentages opnemen wanneer dat nodig is.

Productspecificaties die meebewegen met de receptuur

Welke gegevens worden berekend, hangt af van de inrichting en je branche. Een foodproducent kan voedingswaarden per 100 gram of per portie berekenen. Voor allergenenbeheer wordt per grondstof vastgelegd welke allergenen aanwezig zijn of aanwezig kunnen zijn. Meer hierover lees je in Houd grip op allergenen met SAP Business One.

Binnen andere branches kan het juist gaan om de verhouding tussen grondstoffen, alternatieve productnamen, classificaties of klantspecifieke productinformatie.

Wanneer een receptuur verandert, kun je de bijbehorende declaration opnieuw opbouwen. Dat betekent niet dat iedere wijziging zonder controle direct op een etiket of document moet verschijnen. De verantwoordelijke medewerker kan de nieuwe berekening eerst beoordelen en vrijgeven. Zo combineer je automatische verwerking met controle door kwaliteit, productontwikkeling of regulatory affairs.

De betrouwbaarheid van de uitkomst hangt daarbij af van de gegevens die je vastlegt. Wanneer informatie over grondstoffen onvolledig of verouderd is, werkt dit door in de uiteindelijke productspecificatie. Goed stamgegevensbeheer blijft daarom een belangrijk onderdeel van de inrichting.

Eén gegevensbron voor productie, specificaties en etiketten

De gegevens uit een Ingredient Declaration kunnen worden gebruikt voor productspecificaties, klantdocumenten en etiketten. In combinatie met software voor labelmanagement kunnen de benodigde velden rechtstreeks vanuit SAP Business One op het etiket worden geplaatst.

Dat is vooral praktisch voor productiebedrijven met veel productvarianten, klantspecifieke samenstellingen, private labels of verpakkingen in meerdere talen. De gegevens worden centraal beheerd, terwijl je ze op verschillende manieren kunt presenteren.

Ingredient Declarations sluiten daarnaast aan op andere onderdelen van het productieproces. Met Batch Management in SAP Business One registreer je bijvoorbeeld welke partijen grondstoffen in een specifieke productiebatch zijn verwerkt. Zo kun je niet alleen vastleggen waaruit een product volgens de receptuur bestaat, maar ook welke grondstoffen daadwerkelijk zijn gebruikt.

Voor producten met een beperkte levensduur kun je dit combineren met houdbaarheidsbeheer in SAP Business One. Productinformatie, batchregistratie en voorraadbeheer blijven zo onderdeel van hetzelfde proces.

Voor welke productiebedrijven is dit interessant?

Ingredient Declarations zijn geschikt voor productiebedrijven die werken met recepturen, formuleringen of samengestelde producten. De toegevoegde waarde neemt toe wanneer je veel grondstoffen, productvarianten, halffabricaten of klantspecifieke specificaties beheert.

Voor foodproducenten ligt de nadruk vaak op ingrediënten, allergenen, voedingswaarden en etikettering. In de chemie kan het gaan om grondstofsamenstellingen, classificaties en technische productspecificaties. Cosmeticaproducenten hebben weer te maken met INCI-benamingen en specifieke eisen rondom productinformatie.

De branche verschilt, maar de werkwijze is vergelijkbaar: gegevens worden vastgelegd bij de bron en vanuit de receptuur doorgegeven aan het eindproduct. Daarmee voorkom je dat iedere afdeling een eigen versie van de productinformatie moet onderhouden.

Ingredient Declarations inrichten in SAP Business One

Een goede inrichting begint niet bij de uiteindelijke declaration of het etiket. Eerst moet duidelijk zijn hoe je organisatie grondstoffen, halffabricaten, recepten, formuleringen en productgegevens beheert. Ook moet worden bepaald wie gegevens mag wijzigen, controleren en vrijgeven.

Logres helpt productiebedrijven bij het inrichten van SAP Business One voor de procesindustrie. Daarbij kijken we naar de samenhang tussen receptuurbeheer, productie, voorraad, kwaliteit, batchregistratie en productspecificaties.