Gebruikt jouw onderneming SAP R/3 (vaak aangeduid als SAP ECC)? Dan heb je ongetwijfeld gehoord dat SAP deze versie uitfaseert. Dat betekent dat je op termijn moet overstappen naar een ander ERP-systeem. Een ingrijpende beslissing, want een ERP-implementatie raakt vrijwel alle bedrijfsprocessen.

Voor organisaties die al jarenlang met SAP R/3 werken, voelt zo’n overstap vaak als een noodzakelijk kwaad. Je kent het systeem door en door, medewerkers zijn eraan gewend en alles draait. Een overstap onrust, tijd en kosten met zich mee, waar je misschien niet op zit te wachten!

De vraag is echter niet óf je moet overstappen, maar vooral: wat is de beste opvolger van SAP R/3 voor jou?

Is SAP S/4HANA altijd de meest logische keuze?

Voor veel grotere organisaties lijkt SAP S/4HANA Cloud (Public Edition) een logische vervolgstap na SAP R/3. Ook ERP-leveranciers adviseren dit pakket vaak als standaardoplossing. Toch is SAP S/4HANA niet voor elke onderneming automatisch de beste keuze.

In de praktijk zien wij bij Logres dat SAP Business One in veel situaties een beter passend – en vaak ook een goedkoper – alternatief is. In dit artikel vertellen we je wat de verschillen zijn en helpen we je bepalen welke afwegingen je mee moet nemen.

SAP S/4HANA en SAP Business One: wat zijn de verschillen?

SAP S/4HANA is ontworpen voor grote organisaties met complexe en vaak internationale bedrijfsprocessen. Het platform is beschikbaar in twee varianten:

• Private Cloud – met veel vrijheid, maar hoge initiële investeringen (vaak vanaf enkele tonnen)
• Public Cloud – toegankelijker geprijsd, maar met vaste standaardprocessen

In veel gevallen wordt SAP S/4HANA Public Cloud neergezet als dé opvolger van SAP R/3. Het is echter belangrijk om te beseffen dat deze variant bewust werkt binnen vooraf gedefinieerde processen. Dat maakt het systeem schaalbaar en beheersbaar… maar óók een stuk minder flexibel!

De Public Cloud is opgebouwd uit losse “silo”: Inkoop, Verkoop, Logistiek… Dit zorgt ervoor dat je soms aardig veel moet klikken om tot de gewenste informatie te komen als je over functies heen werkt (inkoop doet ook verkoop bijvoorbeeld). Daarnaast zien we in de praktijk dat de implementatie vaak meerdere gespecialiseerde consultants vereist. Dat maakt het traject inhoudelijk sterk, maar ook kostbaar en complex.

SAP Business One daarentegen is een bewezen all-in-one oplossing, gemaakt voor het MKB en het MKB+ (tot ongeveer 200 licenties). Dat betekent dat alle modules en functionaliteiten al standaard aanwezig zijn en optimaal met elkaar communiceren. De implementatie van dit pakket is een stuk eenvoudiger en er is in principe maar één Business Consultant voor nodig. En dat terwijl er standaard veel meer mogelijk is dan in SAP S/4HANA Public Cloud!

Is SAP Business One groot genoeg voor mijn organisatie?

Veel bedrijven vragen zich af of SAP Business One niet een maatje ‘te klein’ is voor hun bedrijf.

Dat SAP Business One gemaakt is voor MKB+ bedrijven, betekent niet dat de mogelijkheden bij SAP Business One beperkt zijn. Juist niet! Ruim 85.000 MKB bedrijven werken al met SAP Business One, lokaal en internationaal, en er komen er duizenden bij: ieder jaar weer.

Uitgebreide functionaliteiten, waarvan er elk jaar meer bijkomen, zorgen ervoor dat bijna alle branches in SAP Business One ondersteund worden. Vaak zijn aanvullende modules, zoals een intelligent warehouse management systeem, volledig geïntegreerd in het pakket.

Wanneer kies je voor SAP Business One in plaats van SAP S/4HANA?

De keuze hangt sterk af van schaal, complexiteit en gewenste flexibiliteit:

• SAP Business One is geschikt voor MKB en MKB+ organisaties die snel willen implementeren, flexibiliteit zoeken en grip willen houden op hun ERP-landschap.
• SAP S/4HANA Public Cloud past beter bij grotere corporates die willen werken binnen vaste standaardprocessen en schaalbaarheid vooropstellen.

N.B. Ook bij internationale organisaties met meerdere vestigingen of warehouses zien wij dat SAP Business One in veel gevallen uitstekend voldoet.

Opschalen en doorontwikkelen

Organisaties veranderen voortdurend. Groei, nieuwe markten of veranderende wetgeving vragen om een ERP-systeem dat kan meebewegen.

SAP Business One biedt hierin veel vrijheid dankzij duizenden beschikbare add-ons. Extra functionaliteiten zijn eenvoudig toe te voegen zonder maatwerk. Ook aanpassingen in schermen, velden en workflows zijn relatief snel door te voeren.

Bij SAP S/4HANA Public Cloud liggen deze mogelijkheden vast binnen het standaardframework. Uitbreidingen verlopen meestal via externe applicaties en koppelingen, wat invloed kan hebben op gebruikservaring en beheer.

Regie uit handen

Kies je voor SAP S/4HANA public Cloud, dan lever je een stuk regie in. Immers: je bent voor alle aanpassingen volledig afhankelijk van je ERP-leverancier. Ook wat betreft de hosting  heb je geen keuze: die ligt volledig bij SAP zelf.

Is je systeem traag? Gaat er iets niet goed? Heb je support nodig? Dan moet je contact opnemen met de support-afdeling van SAP in plaats van met de Nederlandstalige support van je lokale hostingpartij.

Komt er een update beschikbaar? Dan moet je mee in die update, net als bij een app op je telefoon. Je kunt er niet voor kiezen om deze update aan je voorbij te laten gaan en nog even op de oude manier te blijven werken.

Veel bedrijven die SAP S/4HANA gebruiken voelen zich opgesloten in een systeem waar zij niet meer uit kunnen komen.

Abonnement of investeren?

SAP S/4HANA Public Cloud werkt met een SaaS-model: maandelijkse kosten zolang je het systeem gebruikt. Bij SAP Business One is het mogelijk om licenties eenmalig aan te schaffen. Op de langere termijn (vaak na vier tot vijf jaar) blijkt dit voor veel organisaties financieel gunstiger.

Voordelen van beide ERP-pakketten

Natuurlijk is overstappen van het ene naar het ander ERP-pakket niet prettig. Maar gelukkig brengt de overstap van SAP R/3 naar een ander, moderner SAP ERP Pakket wel enkele voordelen met zich mee die de overstap ruimschoots goed kunnen maken.

Deze voordelen gelden zowel voor de overstap naar SAP S/4HANA als voor de overstap naar SAP Business One:

• Snellere database
  De nieuwe in-memory HANA-database van SAP wordt zowel gebruikt door SAP S/4HANA als door SAP Business One. Deze manier van data opslaan zorg voor snellere rapportages, real-time analyses en in het algemeen voor betere performance. Dit verschil is echt aanzienlijk vergeleken met SAP R/3 die meestal op traditionele relationele databases (zoals Oracle of een SQL-Server) draait.
• Betere interface
  Zowel SAP S/4HANA als SAP Business One zien er moderner uit, maar – belangrijker nog – ze werken intuïtiever. Dat betekent dat functies op een logische plek te vinden en en simpel werken. De reguliere gebruikers zullen snel gewend zijn en de inwerkperiode is relatief kort.Let op: voor gebruikers die query’s moeten schrijven en nieuwe processen moeten aanmaken is er wel een verschil tussen SAP Business One en SAP S/4HANA. Dergelijke aanpassingen vragen bij het laatste pakket om veel meer training en kennis.

Voor wie is Logres de juiste partner?

Sta je voor de keuze om over te stappen van SAP R/3 en twijfel je tussen SAP S/4HANA Public Cloud en SAP Business One? Dan denken wij graag met je mee.

Logres Business Solutions ondersteunt al meer dan 30 jaar groothandels en bedrijven uit de procesindustrie. Daar ligt onze ervaring en kracht. Past jouw organisatie daar niet bij? Dan zijn we daar eerlijk over en verwijzen we je door naar een passende ERP-partner.

Onze belofte is helder: geen standaardadvies, maar een oplossing die écht past bij jouw organisatie.

Wil je sparren? Via deze website plan je eenvoudig een kort Teams-gesprek. Liever uitgebreider? Dan komen we graag bij je langs voor een adviesgesprek op locatie.