Gelecon

Zes jaar geleden koos Christiaan Verhagen van Gelecon voor KCS Wholesale als ERP-systeem. Een keuze waar Gelecon nog geen seconde spijt van heeft gehad. “Het systeem kan alles wat we wilden en nog zoveel meer!”

Tot zes jaar geleden gebruikte Gelecon, specialist in schoonmaakbenodigdheden een eigen op maat gemaakt ERP-systeem. Dit systeem was echter sterk verouderd en de enige persoon die het systeem onderhouden kon was inmiddels met pensioen. Aanpassingen en nieuwe wensen konden niet meer worden gerealiseerd en de berg met handmatige handelingen groeide met de dag.

Alleen al het invoeren van nieuwe producten was enorm veel werk. Niet verwonderlijk als groothandel met ruim 21.000 producten van 500 verschillende leveranciers op voorraad. Tijd voor iets anders!

Demo

Verhagen wilde in elk geval een volwaardig ERP-systeem met daarin de complete warehousemanagement en de (financiële) administratie van de technische dienst. Daarnaast was voorraadbeheer belangrijk en als het even kan zou het ook handig zijn als de facturatie rechtstreeks vanuit nieuwe ERP-systeem zou kunnen.

In zijn zoektocht vergeleek Verhagen drie verschillende ERP-pakketten, maar KCS Wholesale stak daar met kop en schouders bovenuit. De demo die hij aangevraagd had bij Logres overtuigde hem direct. “De mogelijkheden zijn in principe onbeperkt en het mooie ervan is dat er aan alles gedacht is. Je merkt dat dit systeem echt gemaakt is voor groothandels.”

Je merkt dat dit systeem echt gemaakt is voor groothandels.

Recordtijd

In een recordtijd van slechts vier maanden werd het oude systeem vervangen voor het nieuwe. “Daar ben ik ook wel trots op. Het was dan ook echt hard werken voor iedereen, maar we hebben de van tevoren gestelde deadline gehaald.”

Tijdens de implementatie probeerde Verhagen zijn medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij het proces. Ik wilde hun input: zij moeten er mee gaan werken tenslotte. Bovendien wilde ik hen “on board” hebben voor het nieuwe systeem: het succes van zo’n systeem is per slot voor een groot deel afhankelijk van de acceptatie ervan in de organisatie.”

Niet meer terug

Inmiddels werken zo’n 20 man bij Gelecon dagelijks in KCS Wholesale. “Eigenlijk was het de bedoeling dat we het oude systeem nog een tijdje zouden laten bestaan, als fallback. Maar binnen enkele dagen merkten we al dat we veel meer vertrouwen hadden in KCS Wholesale en niemand wilde meer terug naar de oude werkwijze.”

Vertrouwen

Wat Verhagen positief verraste was de samenwerking met zowel Unit4 als Logres. “Je merkt dat die twee partijen veel met elkaar praten en elkaar vertrouwen. Beide bedrijven komen regelmatig bij mij langs om te horen of ik nog input of ideeën heb voor de doorontwikkeling van KCS Wholesale.

Best bijzonder dat een partij als Unit4 mijn mening over het systeem belangrijk vindt.

Dat vind ik best bijzonder: dat zo’n grote partij (Unit4) het belangrijk vindt wat ik ervan vind. Ook Logres komt regelmatig met input en nieuwe ideeën langs. Dat waardeer ik enorm.”

www.gelecon.nl