Magistor over SAP Business One op Azure en de samenwerking met Logres

Twintig jaar lang werkte Magistor op dezelfde manier. Als groothandel had het bedrijf zijn processen goed staan, met Multivers als basis. Dat werkte, tot het begon te knellen…

Magistor B.V. is een gespecialiseerde technische groothandel en kennispartner in verspaningsgereedschappen en straaltechniek. VDL en Defensie zijn belangrijke klanten.

Jan Voortman, Operationel Manager bij Magistor: “We hebben als groothandel gekozen voor kwaliteit: Europese leveranciers waar de levensduur en betrouwbaarheid belangrijker zijn dan de prijs. Met onze kennis helpen we klanten om onze producten optimaal te benutten, zodat die lang meegaan en onze klanten echt vooruit helpen.

Uitdagingen

“Lang konden we met Multivers prima mee uit de voeten,” vertelt Voortman. “Maar op een gegeven moment merkten we dat het niet meer paste bij de groeiambities van ons bedrijf. Informatie stond op verschillende plekken en processen sloten niet altijd goed op elkaar aan.

Voortman noemt een voorbeeld: “Bij het inschieten van een order was het niet altijd duidelijk of de gevraagde artikelen ook op voorraad waren, omdat die pas afgeboekt werden als ze het magazijn verlieten. Daardoor grepen onze orderpickers vaak mis: de bestelde artikelen waren dan al naar een andere klant gegaan. Dan moet je de klant weer bellen en de levertijd wijzigen… niet fijn!”

Ook de inkoop kon efficiënter. “We kwamen er vaak redelijk laat achter dat een artikel niet meer op voorraad was. Om misgrijpen te voorkomen, heb je dan de neiging om veel in te kopen en op voorraad te houden, maar dat is eigenlijk zonde van de ruimte en van de kosten die daarmee gemoeid zijn.”

Tenslotte was Magistor ook niet blij met de inzichten die uit Multivers gehaald konden worden. ‘Het is nogal zwart-wit: geen systeem dat met je meedenkt. Om er goede informatie uit te halen moet je allemaal query’s bouwen. Het was moeilijk om een product te volgen van offerte naar levering.”

Gedegen voorbereiding

Om een goede, weloverwogen keuze te kunnen maken riep Magistor de hulp in van een externe ERP-adviseur om interne processen in kaart te brengen en wensen en eisen op te halen uit de organisatie. Intern stuurde een werkgroep de overstap aan.

Voortman: “In 20 jaar bouw je een hoop ballast op. Die wilden we niet in het nieuwe systeem overnemen. We wilden echt met een schone lei beginnen.”

Na de inventarisatie werd er een shortlist van ERP-pakketten samengesteld. SAP Business One stond daarop – met Logres als ERP-leverancier.”

Met Logres had Magistor al eens eerder contact gehad. “Bij ons in de buurt zit ook een andere SAP Business One-leverancier, maar bij Logres hadden we direct een goed gevoel. “Logres is eerlijk, recht-door-zee. Ze beloven geen gouden bergen, maar doen wat ze zeggen.”

Begeleiding

Tijdens de implementatie werd de meerwaarde van Logres nog duidelijker. “Er werd niet alleen gekeken naar techniek, maar ook naar onze processen,” zegt Voortman.

Consultant Dennis van der Lely stelde daarin soms scherpe vragen. “Waarom doen jullie dit eigenlijk zo? Dat soort dingen. Dan ga je toch anders kijken naar wat je gewend bent.” Op sommige punten werden processen, na overleg, anders ingericht. “Dat maakte het eindresultaat uiteindelijk sterker.”

Logres hielp ook bij het meenemen van medewerkers in de verandering. “Ze hebben daar veel aandacht aan besteed. Stap voor stap, zonder het te forceren.” Daardoor groeide het vertrouwen in het nieuwe ERP-pakket: “Mensen merkten dat het hen helpt in hun werk.”

Cloud

Magistor koos voor SAP Business One op Microsoft Azure, in een private cloud. “We wilden af van onze eigen servers, maar wel controle houden over onze data,” zegt Voortman. De private cloud bood die balans. “Het werkt stabiel en we hebben er grip op. Dat geeft rust.”

Na de overstap veranderde vooral het dagelijkse werk. “Het loopt nu gewoon zoals het hoort te lopen,” zegt Voortman. “Processen sluiten beter op elkaar aan en informatie is direct beschikbaar. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.”

Volgens Voortman merkt de klant dat ook: “We reageren sneller en dingen kloppen beter. We kunnen heel precies voorspellen wanneer een order geleverd wordt. We zien het aantal telefoontjes teruglopen. Dat geeft vertrouwen.”

Binnenkort gaat ook de nieuwe Solvisoft-webshop live: “Klanten kunnen hun producten dan veel gemakkelijker vinden en bestellen, doordat we nu niet meer eigen artikelnummers hanteren, maar die van de leverancier. In de toekomst zal dat zowel hen als ons veel tijdwinst opleveren.”

Meedenken

Terugkijkend overheerst vooral het verschil in dagelijks werken. Voortman: “We kunnen klanten ook veel beter adviseren en met hen meedenken. Bijvoorbeeld om transportkosten te minimaliseren, vanwege de hoge brandstofprijzen of in het kader van duurzaam ondernemen. We zijn daarin een stuk proactiever geworden.”

Voortman is enorm te spreken over de samenwerking met Logres. “Ze communiceren helder en duidelijk en ze hebben aan een half woord genoeg. Ik merk dat ze onze business inmiddels goed kennen en begrijpen. Er zijn geen verborgen kosten en ze komen regelmatig met nieuwe ideeën. Nee, ik kan niets negatiefs bedenken!”

Vooruit

Voortman kijkt graag vooruit: “Ik verwacht veel van de mogelijkheden van AI in SAP Business One. Hoe meer data we opbouwen, hoe beter we kunnen voorspellen wat nodig is voor de koers van ons bedrijf.

Bij Magistor verkennen nieuwe markten en willen klaar zijn voor verwachte groei, bijvoorbeeld door meer orders vanuit Defensie. We denken aan de aanschaf van uitgiftekasten, zoals Kardex of Modulalift. Je hoort: er is nog genoeg te doen!”