Een nieuw ERP-systeem invoeren is al een behoorlijke operatie. De Dentalair Group opende er ondertussen nog een nieuw warehouse en introduceerde een nieuw WMS-systeem. En alsof dat niet genoeg was, groeide de organisatie tijdens het project verder door overnames en werd de scope onderweg groter.

Toch ging Dentalair binnen negen maanden live met SAP Business One. Een nieuwe basis die past bij de internationale groei van de organisatie én bij de grote stappen die logistiek worden gezet.

Tijd voor groei

De Dentalair Group ontzorgt mondzorgprofessionals van A tot Z. Van complete praktijkinrichtingen en behandelstoelen tot onderhoud en verbruiksmaterialen. Die dienstverlening wordt steeds internationaler. Dentalair maakt onderdeel uit van Proclinic Group en steeds meer verkoop- en logistieke activiteiten worden centraal vanuit Nederland georganiseerd.

De Dentalair Group werkte al jaren met AccountView, maar dat pakket paste niet meer bij die ontwikkeling. De hoeveelheid orderregels en pakketten werd te groot, het aansluiten van nieuwe bedrijven vroeg om een schaalbaardere basis en ook de gewenste betrouwbaarheid en serviceverlening vroeg om meer zekerheid voor de toekomst.

SAP Business One bleek precies te bieden wat de Dentalair Group zocht: een gestandaardiseerd en schaalbaar ERP-systeem waarop nieuwe dochterbedrijven en andere softwaresystemen goed kunnen aansluiten en waarmee betrouwbare serviceverlening ook voor de toekomst gewaarborgd is.

Eerst kijken

Voordat de keuze definitief werd, wilde Wouter Polet vooral zien hoe SAP Business One zich in de praktijk hield. Daarom werd een referentiebezoek aan Oriental Holding Europe, bekend van Amazing Oriental, georganiseerd.

Daar sprak Dentalair met Patricia Sjauw. De situatie was herkenbaar: meerdere locaties, een omvangrijke magazijnoperatie en verschillende systemen die goed met elkaar moeten samenwerken.

“Je kunt natuurlijk eindeloos naar presentaties kijken, maar ik wil gewoon zien hoe het in de praktijk werkt. Bij Amazing Oriental konden we op heel veel vlakken de link leggen met onze eigen situatie. Dat gaf vertrouwen.”

Lees ook het klantverhaal van Oriental Holding Europe / Amazing Oriental

Korte lijnen

Met Logres was jaren eerder al eens contact geweest en tijdens de nieuwe selectie kwam de naam opnieuw naar boven.

“Logres is geen grote organisatie, maar wel een heel stabiele partij. Daar houd ik van! Duidelijke afspraken, korte communicatielijnen. Bij een ERP-systeem heb je het tenslotte over de kransslagader van je bedrijf. Als daar iets misgaat valt je hele bedrijf stil…”

Die directe manier van samenwerken bleef ook tijdens de implementatie overeind. De projectleiding zat kort op het traject en de consultants waren volgens Wouter duidelijk over wat nodig was.

Drie projecten

De complexiteit zat vooral in alles wat tegelijkertijd gebeurde. Naast de overstap naar SAP Business One werkte de Dentaliar Group aan een nieuw warehouse in Breda én aan een nieuw WMS-systeem.

In eerste instantie waren die projecten strak aan elkaar gekoppeld. Maar ondertussen groeide de organisatie verder. Er werden nieuwe bedrijven aangesloten en daarmee werd tijdens de implementatie ook de scope nog groter. Er moest daardoor meer data worden gemigreerd, het aantal koppelingen nam toe en systemen kregen tijdens het traject al meer te verwerken.

Wouter: “Dat wil je tijdens zo’n traject eigenlijk niet. Normaal probeer je de scope juist vast te houden. Maar de werkelijkheid wacht niet tot je ERP-project klaar is.”

Toch ging SAP Business One binnen negen maanden live. “Met alles wat er tegelijkertijd speelde, vind ik dat echt een knappe prestatie.”

Petje af

Wouter benadrukt daarbij vooral de inzet van zijn collega’s. Naast de implementatie gingen de gewone bedrijfsvoering, de groei en de overnames gewoon door.

“De druk op onze mensen was echt enorm. Twee grote projecten, de dagelijkse operatie, omzet draaien en ondertussen verder groeien. Dat ze dat voor elkaar hebben gekregen: petje af.”

Op momenten van extreme drukte stond zelfs het complete MT mee te werken in het magazijn. Niet alleen om extra handen te leveren, maar ook om zelf te ervaren hoe het proces op de werkvloer functioneert.

“Dan loop je zelf een dag met zo’n scanner rond en merk je waar mensen tegenaan lopen. Acht of negen uur orderpicken vraagt best wel veel van je. Niet alleen fysiek: je moet ook scherp blijven!”

Nieuwe basis

Nu SAP Business One draait, verschuift de aandacht van implementeren naar verder verbeteren. De kwaliteit van de beschikbare informatie neemt toe en nieuwe orders lopen inmiddels soepel door het systeem.

Ook de manier van werken verandert mee. Waar in het oude systeem nog ruimte was om gegevens onvolledig vast te leggen, vraagt SAP Business One om schone masterdata en duidelijke processen.

“In AccountView kon je soms gewoon iets leeg laten en toch weer verder. Dat kan nu niet meer. En eerlijk gezegd: frustreert soms, maar is ook goed en echt nodig om zo de masterdata op orde te krijgen en te houden.”

Volgens Wouter hoort die verandering bij de professionalisering die de Dentalair Group doormaakt. De organisatie groeit van een familiebedrijf naar een internationale speler en daar horen ook andere eisen aan processen, data en verantwoordelijkheden bij.

Verder bouwen

De komende periode draait vooral om stabiliseren: masterdata verder op orde brengen en het nieuwe warehouse in Breda volledig laten functioneren.

Daarna volgt de volgende stap. Vanaf 2027 bekijkt de Dentalair Group per buitenlandse organisatie binnen de groep of deze rechtstreeks op SAP Business One kan worden aangesloten of via koppelingen gaat werken.

Ook logistiek ligt de ambitie hoog. Door vergaande automatisering moet Dentalair in hetzelfde warehouse uiteindelijk een veel groter volume kunnen verwerken.

“Als dit straks allemaal staat zoals we het hebben bedacht, kunnen we in dezelfde ruimte theoretisch vier keer zo groot worden. Dan heb je het over serieus opschalen.”

Goede partner

Terugkijkend noemt Wouter vooral openheid, transparantie, integriteit en kwaliteit als sterke punten van Logres.

Wouter: “Bij een project van deze omvang gaat nooit alles precies zoals vooraf bedacht. De meerwaarde van Logres werd duidelijk zichtbaar op de momenten dat het spannend wordt. Kunnen ze dan flexibel schakelen en de snelheid erin houden? Daarin slaagde Logres met vlag en wimpel.”

De meerwaarde van Logres zit volgens Wouter niet alleen in technische kennis, maar ook in het begrijpen wat zo’n verandering van een organisatie en haar mensen vraagt. Met Logres als partner kijkt hij met vertrouwen naar de volgende stappen.

“Logres staat er op het juiste moment. Als ik kijk naar hoe snel dingen zijn opgepakt en hoe we eruit zijn gekomen: veel beter hadden we het volgens mij niet kunnen doen. Ik ben gewoon heel blij met het resultaat. En met de samenwerking.”

www.dentalair.nl