Productrevisies in SAP Business One: elke receptwijziging terug te vinden
Verandert er iets aan je product? Dan is dat maar zelden groot nieuws. Een leverancier levert een grondstof met een net iets andere concentratie. Een emulgator gaat eruit. De verhouding tussen twee ingrediënten schuift een paar procent op, omdat de smaak anders niet stabiel blijft.
In veel bedrijven gaat er dan iemand het recept in. Oude waarde eruit, nieuwe waarde erin, opslaan. Tot een afnemer belt over een levering van vier maanden geleden. Wat zat daar ook al weer precies in? In de praktijk is dat nog wel eens een enorme uitzoekklus…
Vandaar dat productrevisies in SAP Business One bestaan. Een revisie is een nieuwe versie van een product naast de oude, niet in plaats daarvan. Elke versie heeft een eigen receptuur, een eigen bewerkingsroute en een eigen kostprijs. Alles wat al met de vorige versie is gemaakt blijft daaraan gekoppeld.
Het artikelnummer verandert niet. Dat klinkt als een detail, al is het precies het punt waarop de meeste alternatieven stuklopen: een nieuw artikel per receptwijziging betekent versnipperde voorraad, dubbele stamdata en een verkoophistorie die niet meer optelt.
Een versie heeft een status en een geldigheidsperiode
Een revisie schuift mee met de levensloop van het product. Zolang een nieuwe samenstelling nog in ontwikkeling is, staat die versie op engineering: er mag intern mee geproefd en geproduceerd worden, alleen komt die nog niet op een verkooporder terecht.
Is de versie goedgekeurd, dan gaat hij naar actief. De vorige versie hoeft dan niet meteen te verdwijnen. Die kan op uitfaseren staan, waarbij er geen nieuwe orders meer op komen terwijl de resterende voorraad gewoon uitgeleverd wordt. Pas als er niets meer mee gebeurt, wordt een versie vervallen en verdwijnt hij uit alle keuzelijsten.
Daarnaast krijgt elke versie een geldig-van en een geldig-tot. Een receptwijziging die per 1 november ingaat, zet je in oktober al klaar. En je wijst per versie aan welke de standaard is voor de planning en welke voor de kostprijsberekening, zodat de materiaalplanning niet gaat rekenen met een recept dat de productie nog niet draait.
De revisie reist mee door het hele proces: productieorder, batch, kwaliteitscontrole, klachtafhandeling en calculatie.
Dat laatste is waar het in de praktijk om draait. Op een geproduceerde batch staat met welke versie die is gemaakt. Het testprotocol dat bij die versie hoort, is het protocol waarop die batch is gecontroleerd bij de kwaliteitscontrole. Een klacht die binnenkomt, wijst terug naar precies dat recept en die metingen.
Benieuwd hoe dit in jouw proces zou werken?
De ERP-adviseurs van Logres werken dagelijks met fabrikanten in de procesindustrie en met groothandels die onder strenge eisen leveren. Leg je situatie gerust voor.
Praktijkvoorbeeld
De leverancier stopt met een grondstof
Een producent van sauzen maakt onder eigen merk en voor twee retailers onder private label. De leverancier van een plantaardige olie stopt met het type dat al jaren in de basis zit. Het alternatief is er wel, alleen gedraagt dat zich net iets anders, dus schuift de verhouding met het bindmiddel mee.
Technisch is het een kleine aanpassing. Commercieel niet. Eén retailer heeft de samenstelling laten vastleggen in de leveringsspecificatie, dus daar kan de wijziging pas in bij de nieuwe contractperiode in januari. De rest van de productie moet in november over.
Zonder versiebeheer blijven er twee halve oplossingen over. Een tweede artikelnummer aanmaken, met alle rompslomp van dien. Of het recept overschrijven en de afwijking ergens in een Excel bijhouden.
Met revisies loopt het anders. De nieuwe samenstelling wordt als versie B opgevoerd en staat eerst op engineering. Er draaien twee proefbatches, de houdbaarheidstest loopt, de resultaten worden aan die versie vastgelegd. Op 1 november gaat versie B actief en versie A naar uitfaseren, met een geldigheid die doorloopt tot eind december voor de orders van die ene retailer.
De planner hoeft niets te onthouden: de order trekt zelf de juiste versie mee en de materiaalplanning bestelt van beide oliën de juiste hoeveelheid.
In maart komt er een melding over een partij uit oktober. Eén blik op de batch laat zien dat die met versie A is gemaakt, inclusief de analyseresultaten van dat moment. Het gesprek met de klant gaat binnen een minuut over de inhoud, niet over de vraag wie het nog weet.
Meer dan netjes administreren
Bij een audit voor BRC, IFS of GMP+ is de vraag zelden of je een recept hebt. De vraag is of je kunt laten zien hoe het recept zich in de tijd heeft gedragen en wie wat wanneer heeft goedgekeurd.
Bij een terugroepactie bepaalt de nauwkeurigheid van je registratie hoe breed je moet terughalen. Een versie die aan batches hangt, scheelt het verschil tussen drie charges en een heel kwartaal.
En er is een reden die minder vaak genoemd wordt: kennis die in een systeem staat, blijft. Receptversies die in het hoofd van de productiemanager zitten, vertrekken op zijn laatste werkdag mee.
Deze manier van werken komt in SAP Business One uit de procesindustriefunctionaliteit die met technologiepartner CompuTec is ontwikkeld. Dezelfde versie loopt door in kwaliteitscontrole, houdbaarheid en kostprijsopbouw, waardoor het één administratie blijft in plaats van vier.
