“Groothandels lijken misschien op het eerste gezicht op elkaar, maar geen groothandel is hetzelfde.” Aan het woord is Erik Schuppert, directeur van Gerkimex. “Bij Logres vonden we een partner die echt verstand heeft van onze branche.”

Gerkimex is sinds 1999 een groothandel in seizoensartikelen: nautistische geschenken, souvenirs, decoratiemateriaal en strandartikelen. De producten worden vanuit Azië geïmporteerd en gedistribueerd over heel West-Europa. Er zijn zo’n 6000 producten of productvariaties, die voor een flink deel op maat (whitelabel) gemaakt worden voor de klant. Een groot deel van de collectie wordt bovendien elk jaar veranderd en vernieuwd. Het bedrijf gebruikt sinds 2017 Wholesale als ERP systeem en is nog steeds blij met die keuze.

Groothandel handboek

Toen Schuppert vanaf 2015 op zoek was naar een nieuw ERP pakket kwam hij diverse partijen tegen die hem vertelden hoe zijn bedrijf “volgens het groothandel-handboek” eruit zou moeten zien. Het irriteerde hem.

“Natuurlijk zijn processen die voor elke groothandel min of meer hetzelfde verlopen, maar geen groothandel is hetzelfde. Ik haak snel af wanneer een ERP-leverancier alleen verkondigt hoe de bedrijfsprocessen in hun systeem zouden moeten lopen. Uiteraard kun je niet 100% vasthouden aan je ‘oude’ manier van werken. Maar alleen bij Logres en Wholesale zag ik echte ervaring met diverse soorten handelsbedrijven.”

Alleen bij Logres en Wholesale zag ik echte ervaring met diverse soorten handelsbedrijven.

Schuppert komt zelf uit de IT-wereld en keek dus extra kritisch naar de ERP-pakketten die voorbij kwamen. “Het is voortdurend kiezen of je maatwerk wilt, of bereid bent om je proces enigszins aan te passen aan de manier waarop het pakket is opgebouwd. Je moet flexibel durven zijn om er alles uithalen. Logres gaf mij input waar ik echt iets aan had. Tips en trucs die waardevol bleken te zijn voor de efficiëntie van het systeem.”

Slimme keuzes

Gerkimex gebruikt uit Wholesale de modules voor warehousemanagement, voorraadbeheer, inkoop, verkoop, administratie en facturatie. De directeur probeerde bij de implementatie slimme keuzes te maken over de functionaliteiten die hij wel en niet inzette bij zijn bedrijf.

“We zijn geen grote multinational met duizenden transacties per dag. Sommige zaken kunnen we nog prima handmatig af. Ik hecht er bijvoorbeeld aan dat onze orderpickers zelf met behulp van hun magazijnbon nadenken over welke route ze nemen om spullen op te halen. Dat helpt hen scherp te blijven en plezier in hun werk te houden. Dat levert mij ook wat op. Daarbij is de administratieve last om een vol automatisch systeem te onderhouden hoger dan de te behalen efficiëntie.”

Magazijnpersoneel moet bij Gerkimex sinds de implementatie van Wholesale echter wel wat meer administratieve handelingen verrichten. “Meer werk voor hen, maar aan het eind van het proces levert dat voor iedereen in de organisatie zoveel meerwaarde en efficiëntie op dat het de moeite waard is. En uiteindelijk profiteren ze er zelf ook van, want ze lopen nooit meer verkeerd voor een pakket. Dat moet je dan wel eerst uitleggen natuurlijk, voordat je het systeem introduceert.”

Inkoopassistentie

Omdat Schuppert zelf deel uitmaakt van het team van inkopers had hij verregaande wensen als het gaat om de assistentie van het systeem voor de inkoop. “In Unit4 zit alle informatie die ik nodig had, maar de overzichten en dashboards combineerden niet precies die informatie die voor mij waardevol is. Ik heb mijn websitebouwers toen de opdracht gegeven een aantal nieuwe dashboards voor mij te ontwikkelen die mij wel de juiste informatie bieden. Met behulp van de connectoren en REST API’s van Unit4 is dat goed te doen.

Ik kan nu bijvoorbeeld het verloop van een artikel bekijken over een langere periode en aan de hand daarvan voorspellingen doen voor de populariteit van dat artikel in de komende tijd. Ook krijg ik meldingen van artikelen waar eerder klachten over waren, zodat ik die overweging mee kan nemen in de keuzes die ik als inkoper maak.”

Voortvarend

Schuppert is blij met de samenwerking met Logres. “Kijk: een IT-leverancier kan het natuurlijk niet snel goed doen. Maar Logres is in elk geval erg betrokken en betrouwbaar. Als ik de supportafdeling bel en er is niet direct iemand beschikbaar is, dan toch zeker binnen een kwartier. Ik word altijd netjes teruggebeld en het probleem wordt voortvarend verholpen. Alles wordt keurig geregistreerd. Wel zo prettig om daar niet zelf achteraan te hoeven bellen.”

Wat Schuppert ook waardeert is de manier waarop Logres meedenkt. “De mensen van Logres kennen het systeem van binnen en van buiten. Als ik weer eens iets heb bedacht wat gewoon echt niet kan, dan zeggen ze niet “Dat kan niet” en laten het daarbij. Ik krijg altijd een advies van hoe het wel geregeld kan worden. En tenslotte is het het eindresultaat dat telt, nietwaar?”

Kan niet” is geen antwoord bij Logres. Ik krijg altijd een advies hoe het dan wel kan.

Rust

Wholesale heeft Gerkimex vooral een stuk rust gebracht, vindt Schuppert. “Vroeger moesten we avonddiensten draaien en zelfs dan redden we het soms niet om de piek weg te werken. Dit systeem zorgt ervoor dat ik ’s avonds vaker bij mijn kinderen kan zijn en dat zelfs in het hoogseizoen mijn orderpickers gewoon om vijf uur naar huis kunnen.”