Spectro

Overstappen naar een nieuw ERP-pakket was voor Spectro, producent van chemische reinigingsmiddelen voor de professionele schoonmaak, geen overbodige luxe. “Je wilt als bedrijf klaar zijn voor de toekomst. SAP Business One is daarin voor ons echt een katalysator van nieuwe ontwikkelingen gebleken.”

Cathelijn van der Meijden is backoffice medewerker bij Spectro en het eerste aanspreekpunt voor de 25 medewerkers die gebruik maken van SAP Business One. Ze begeleidde in 2018 de overstap naar het nieuwe ERP-pakket: een combinatie van SAP Business One en ProcessForce.

Strenge regelgeving

Spectro maakte tot die tijd gebruik van HeartProfit, een veelgebruikt ERP-systeem in de chemische industrie.

“De aanleiding om over te stappen was eigenlijk de steeds strenger wordende regelgeving. Van chemische bedrijven wordt steeds meer gevraagd op het gebied van veiligheid, kwaliteitscontrole en traceability. HeartProfit bleef daarin achter, vonden wij.

Wij wilden diverse zaken in ons bedrijf in een keer digitaliseren en we zochten naar een ERP-pakket dat diverse onderdelen van ons bedrijf aan elkaar zou knopen. Dat hebben we gevonden in de combinatie van SAP Business One met ProcessForce.”

Grondig

Spectro pakte de overstap grondig aan. Het bedrijf maakt gebruik van modules voor productie, CRM, financiële administratie, kwaliteitscontrole, logistiek en traceability. Zelfs mailverkeer en telefoongesprekken worden vastgelegd.

“En ons wensenlijstje is nog langer: op termijn willen we ook gebruik maken van de mogelijkheden voor het scannen van producten en grondstoffen en automatische factuurherkenning. Er is nog genoeg te doen!”

Wat Spectro speciaal maakt is onder meer dat meer dan 90% van hun producten voor private label wordt geproduceerd. Een reinigingsmiddel kan dus voor verschillende klanten verschillend gelabeld en verpakt worden. Voor Van der Meijden was het enorm belangrijk dat het nieuwe ERP-systeem deze grote productvariatie aan kon.

90% van de producten van Spectro wordt private-label geproduceerd

Wisseling van de wacht

Van der Meijden: “Vanaf het begin heeft Logres goed met ons meegedacht. Je merkt gewoon dat hier mensen werken die het product van binnen en van buiten kennen. Dat is wel zo prettig. We hebben onze deadline van 1 april live gaan gehaald, ondanks een wisseling van de wacht bij de consultant die vanuit Logres aan ons project werkte.

Natuurlijk is het nooit erg prettig als een consultant waar je net aan gewend bent vertrekt omdat hij een andere baan aangenomen heeft, maar we hebben er een goede vervanger voor teruggekregen die wellicht nog wel voortvarender de zaken oppakte. Uiteindelijk zijn we ondanks deze kleine tegenslag dus toch erg tevreden over de projectleiding tijdens het traject.”

Ondanks tegenslag tijdens de implementatie zijn we toch tevreden over de projectleiding.

Welwillend

Van der Meijden waardeert in Logres ook de snelle responstijd die ze ervaart van de supportdesk wanneer er issues zijn die opgelost moeten worden. “De jongens van de supportdesk zijn erg welwillend.

In principe vind ik dat wij problemen in eerste instantie zelf moeten kunnen oplossen. Maar de interne regel is dat we het 10 minuten proberen en als het dan nog niet lukt even bellen. Soms is een tip al genoeg om ons de goede richting op te sturen. Het systeem is intuïtief genoeg om er dan zelf verder uit te komen.”

Winst

Van der Meijden: “De livegang van SAP Business One heeft ons als bedrijf sterker gemaakt. Het is een katalysator gebleken voor andere vernieuwingen. We zijn anders over dingen gaan nadenken.

SAP Business One zorgde ervoor dat we anders over dingen gingen nadenken.

De manier waarop SAP Business One ingericht is zorgt er bijvoorbeeld voor dat we ook over onze interne structuur en taakverdeling anders zijn gaan denken. Dat hadden we van tevoren niet zien aankomen.

Voor mij persoonlijk is het grootste winst dat alles een stuk sneller gaat en dat ik in 1 scherm alles kan vergelijken en aan kan passen. Nee, ik zou niet meer terug willen…”

www.spectro.nl