Toko International

Internationaal actieve handelsonderneming

Toko International heeft zich gespecialiseerd in handgereedschappen en aanverwante artikelen voor doe-het-zelf doeleinden in huis, tuin en garage. De meeste producten worden geïmporteerd uit het Verre Oosten, geeft Edwin de Vreugt, Buyer en verantwoordelijke voor de ICT binnen Toko International, aan. Door een groot netwerk van vertegenwoordigers en agenten bedient Toko International alle landen in Europa en tevens de overzeese gebieden. De artikelen worden uit voorraad geleverd en – om snelle levering te garanderen – verzorgd door betrouwbare logistieke partners.

Eilandautomatisering
Één van de grootste problemen was de extracomptabele werkwijze binnen Toko International. Hierbij worden gegevens verwerkt buiten het boekhoudprogramma om. Bijvoorbeeld in afzonderlijke lijsten of verschillende spreadsheetprogramma’s. Vaak spreekt men hier ook van eilandautomatisering. Door deze werkwijze zijn er vaak meerdere versies van de waarheid en is de bedrijfsvoering dus minder transparant.  Ook kunnen er verkeerde beslissingen genomen worden doordat informatie niet goed of op verschillende wijzen geïnterpreteerd kan worden. Bij Toko International werd er bijvoorbeeld naast Grote Beer voor DOS ook gebruik gemaakt van 2 verschillende MS Access databases, Excel en Word.

De keuze voor UNIT4 Wholesale
Na het zien van de mogelijkheden binnen UNIT4 Wholesale was het al snel duidelijk dat dit de beste oplossing voor Toko International was. Ondanks 2 eerdere mislukte pogingen om over te stappen naar Exact en Afas werd de keuze voor deze overstap breed gedragen. De voordelen waren dan ook voor iedereen helder. Zo werd onder andere de mogelijkheid van het plannen van zendingen als een grote meerwaarde gezien. Daarnaast werd er een beter inzicht in hun voorraadbeheer gecreëerd en hoefden bestellingen niet meer met de hand ingevoerd te worden. Ten tijde van de eerste afspraak met Logres reed er zelfs een auto heen en weer tussen 2 locaties om de magazijnbonnen te brengen. De mogelijkheid van het automatisch creëren van magazijnbonnen was daarom een verademing.

De mogelijkheid van het automatisch creëren van magazijnbonnen was daarom een verademing.

Automatisering moet voor je werken
Edwin de Vreugt vertelt dat door gebruik te maken van betere formulieren binnen UNIT4 Wholesale de communicatie richting de klant veel dynamischer is geworden. Zo zijn de lay-outs afgestemd specifiek voor de desbetreffende klant en de gegevens in UNIT4 Wholesale zijn gekoppeld aan het CMS van de webshop. Ook over de module Verladingen is men bij Toko erg tevreden. Ze hebben namelijk veel te maken met verschepingen uit het Verre Oosten en in Grote Beer was er geen mogelijkheid om deze te verwerken. De informatie die nu uit UNIT4 Wholesale komt is eenduidig en er zijn geen verschillende versies van de waarheid meer. Logres is nu het centrale aanspreekpunt van Toko International geworden. Als er vragen zijn dan is het duidelijk waar ze terecht kunnen en mede door deze heldere werkwijze wordt er altijd snel een passend antwoord gevonden. De overstap is een grote stap vooruit geweest. Toko International wilde graag meerwaarde creëren voor hun relaties en dit doel is nu bereikt. Edwin de Vreugt: ‘De automatisering moet voor jou werken – en niet andersom.’

Edwin de Vreugt: ‘De automatisering moet voor jou werken – en niet andersom.’