De overstap naar SAP Business One bracht Topmedia meer overzicht, snellere processen en betere voorraadbeheersing. Het bedrijf wilde afscheid nemen van een verouderd systeem en koos voor Logres als implementatiepartner. Ondanks enkele uitdagingen verliep de overgang succesvol, en kan Topmedia nu doeltreffender werken en groeien.

Topmedia is een groothandel in computeronderdelen zoals schermen, toetsenborden, accu’s en adapters.

Sinds de oprichting 25 jaar geleden heeft het bedrijf zich steeds verder ontwikkeld: naast computeraccessoires levert Topmedia inmiddels ook energieproducten, zoals zonnepanelen en warmtepompen.

Met een warehouse van 4.500 m² in Amersfoort en een kantoor in China bedient het bedrijf klanten in heel Europa, variërend van kleine winkels tot grote groothandels.

Henri van Dijk is al twaalf jaar werkzaam bij Topmedia en vervult een veelzijdige rol binnen het bedrijf. “Ik ben eigenlijk een vliegende keep,” vertelt hij. “Ik houd me bezig met sales, technische ondersteuning en alles rondom onze website en SAP Business One. Problemen probeer ik eerst intern op te lossen, en anders schakel ik Logres in.”

Van verouderd naar toekomstbestendig

Jarenlang werkte Topmedia met Magento 1, een op maat gemaakt ERP-pakket dat door de tijd heen steeds verder was uitgebreid.

Hoewel het systeem goed functioneerde, bracht het onderhoud grote uitdagingen met zich mee. Updates konden bepaalde modules onbruikbaar maken, waardoor de bedrijfsvoering onder druk kwam te staan.

“Het systeem deed wat het moest doen, maar bij elke update konden we opnieuw gaan sleutelen,” zegt Henri. “We hadden behoefte aan een stabielere en flexibelere oplossing.” SAP Business One bleek de beste keuze.

Waarom SAP Business One?

SAP Business One biedt een geïntegreerde oplossing voor voorraadbeheer, inkoop, verkoop en facturatie. Een belangrijke verbetering was het verkrijgen van meer inzicht in de voorraad, zodat inkoopprocessen doeltreffender konden worden ingericht.

Tegelijkertijd werd de webshop vernieuwd en gekoppeld aan SAP via de webshop. “We doen steeds meer online, maar sommige klanten willen toch telefonisch of per e-mail bestellen. Met SAP hebben we nu veel beter zicht op onze voorraad en klantprijzen,” legt Henri uit. Logres begeleidde dit hele proces, van de eerste inrichting tot de livegang.

Implementatie en uitdagingen

De overstap naar SAP Business One vergde een gedegen voorbereiding. Logres speelde hierin een belangrijke rol door Topmedia te ondersteunen bij de inrichting en migratie van gegevens.

De implementatie begon in 2020 en in september 2021 ging het systeem live. Tegelijkertijd werd de webshop gerealiseerd. Dit bleek een intensief traject waarin nauw werd samengewerkt met Logres.

“De overgang van onze data naar SAP was veel werk, maar we konden alles geheel naar eigen wens inrichten,” vertelt Henri. “Daar heeft Logres ons goed bij geholpen.”

Voordelen van SAP Business One

Dankzij de overstap naar SAP Business One werkt Topmedia nu sneller en efficiënter. Het systeem biedt beter inzicht in de voorraadpositie en helpt bij het nauwkeurig voorspellen van inkoopbehoeften. Dit voorkomt onnodige voorraadkosten en zorgt ervoor dat producten altijd op tijd beschikbaar zijn.

Daarnaast kunnen klantspecifieke prijzen eenvoudig worden beheerd, wat belangrijk is voor de verschillende klantgroepen van Topmedia. “Voorraadbeheer is echt een stuk beter geworden,” zegt Henri. “SAP Business One houdt voor ons bij hoeveel we nodig hebben, en dat scheelt enorm.”

Samenwerking met Logres

De samenwerking met Logres is in de loop der jaren verder gegroeid. Tijdens het implementatietraject werd nauw samengewerkt met de business consultant. Na de livegang is het contact nog beter afgestemd met de introductie van een klantensuccesmanager bij Logres.

“Doordat we een vaste contactpersoon hebben, verloopt alles nog soepeler,” zegt Henri. “Het contact is laagdrempelig en de mensen van Logres denken actief met ons mee. Dat is prettig werken.”

Toekomstplannen

De komende periode staat er een belangrijke update van SAP Business One op de planning, zodat Topmedia nog efficiënter kan werken. Daarnaast wordt er gewerkt aan een overstap naar Magento 2 als nieuwe webshopoplossing.

“Onze huidige webshop loopt tegen wat beperkingen aan,” vertelt Henri. “Daarom stappen we over naar Magento 2, en natuurlijk moet SAP daarin meegaan.”

Ook de verdere optimalisatie van het WMS-systeem blijft een speerpunt, zodat de logistieke processen nog beter aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Dankzij deze stappen blijft Topmedia klaar voor de komende jaren en kan het bedrijf zich blijven ontwikkelen in een steeds veranderende markt.