Van boekhoudpakket naar SAP Business One: wie helpt je bij de overstap?
Logres helpt je van boekhoudpakket naar SAP Business One
Groeit je bedrijf uit je boekhoudpakket, dan is Logres een van de partijen in Nederland die je helpt bij de stap naar SAP Business One. Al sinds 1993 en uitsluitend voor groothandels en procesfabrikanten. Logres is daarnaast Multivers-partner, dus kent de wereld waar je vandaan komt net zo goed als die waar je naartoe gaat.
Die stap is groter dan hij lijkt. Een boekhoudpakket legt vast wat er gebeurd is. Een ERP-systeem stuurt wat er gaat gebeuren: welke order de deur uit kan, wat er besteld moet worden en welke partij naar welke klant gaat.
Daarom is de vraag wie je helpt minstens zo belangrijk als het pakket. Hieronder lees je wat er verandert, waar het werk zit en wie je daarbij nodig hebt. Met twee bedrijven die dezelfde stap vanuit Multivers maakten.
Een boekhoudpakket vertelt je wat er vorige maand is gebeurd. Een ERP-systeem vertelt je wat er morgen de deur uit kan.
Boekhoudpakket of SAP Business One: wat verandert er?
| Onderwerp | In een boekhoudpakket | In SAP Business One |
|---|---|---|
| Voorraad | Bijgewerkt bij factuur of uitlevering | Actueel, inclusief wat al voor openstaande orders is gereserveerd |
| Inkoop | Op ervaring of vanuit een eigen Excel | Bestelvoorstel op basis van voorraad, orders en levertijd |
| Prijsafspraken | Vaak een losse lijst naast het pakket | Staffels en klantprijzen direct in de order |
| Batches en houdbaarheid | Niet of nauwelijks | Per partij te volgen, van ontvangst tot klant |
| Productie | Meestal niet, of in een los pakket | Stuklijsten en recepturen met productieorders |
| Rapportage | Achteraf, na de maandafsluiting | Dagelijks zicht op marge, voorraad en orders |
| Financiële administratie | De kern van het pakket | Zit erin, gevoed door alles wat er in het bedrijf gebeurt |
Het verschil zit dus niet in de boekhouding. Die kan SAP Business One net zo goed. Het zit in alles wat eraan voorafgaat.
Twijfel je nog of het zover is? De vijf signalen dat je klaar bent voor een ERP-systeem helpen je op weg.
Let op: hier zit het werk als je uit een boekhoudpakket komt
Wie van het ene ERP-systeem naar het andere gaat, verhuist vooral gegevens. Wie uit een boekhoudpakket komt, bouwt voor het eerst iets op. Dat zit meestal op vijf plekken.
- Artikelen bestaan nog niet echt. In een boekhoudpakket is een artikel vaak een omschrijving op een factuur. In SAP Business One krijgt het een eenheid, een leverancier, een inkoopprijs, een locatie en soms een batchnummer. Die stamgegevens opbouwen is meestal het grootste deel van de datamigratie.
- Niet alles hoeft mee. Beginbalans, openstaande posten, relaties en de actuele voorraad wel. Tien jaar factuurhistorie meestal niet.
- Wat naast het pakket gebeurt, is het echte proces. De Excel met prijsafspraken, de database van de inkoper, het briefje in het magazijn. Een goede consultant vraagt daar als eerste naar, want daar zit de eilandautomatisering die je kwijt wilt.
- De accountant hoort vroeg aan tafel. Rekeningschema, btw-codes en de aanlevering van de jaarcijfers veranderen mee. Dat regel je liever in het ontwerp dan bij de eerste jaarafsluiting.
- Ineens werkt het hele bedrijf in hetzelfde systeem. Een boekhoudpakket is van de administratie. Een ERP-systeem is ook van verkoop, inkoop en magazijn. Die collega’s moeten er vanaf het begin bij zijn. Lees ook hoe je je mensen meekrijgt.
Een ERP-systeem vervangen is verhuizen. Voor het eerst een ERP-systeem invoeren is bouwen.
Wie helpt je bij de overstap?
Bij een eerste ERP-systeem zijn er meestal drie partijen betrokken. De eerste is vaak een onafhankelijke adviseur die helpt de eisen op papier te zetten en een shortlist te maken. Zowel Magistor als Timberlab, de twee bedrijven hieronder, begonnen zo.
Daarna komt de implementatiepartner. SAP Business One koop je niet bij SAP zelf maar bij een partner, en die bepaalt in de praktijk of het werkt. Die richt het systeem in, zet de gegevens over, leidt je mensen op en neemt de telefoon op na de livegang.
De derde is je eigen accountant. Die hoeft het systeem niet te kiezen, maar moet wel weten wat er verandert. Wat een partner in de procesindustrie onderscheidt, lees je in ervaren ERP-implementatiepartner voor de procesindustrie.
Groeit je bedrijf uit je boekhoudpakket?
Een ERP-adviseur van Logres kijkt graag met je mee naar wat er nodig is, ook als je nog niet weet welke kant je op wilt.
Twee bedrijven die de stap vanuit Multivers maakten
Magistor: na twintig jaar met een schone lei beginnen
Magistor is een technische groothandel in verspaningsgereedschappen en straaltechniek, met klanten als VDL en Defensie. Twintig jaar lang was Multivers de basis. Tot de voorraad niet meer klopte op het moment dat een order werd ingeschoten en orderpickers misgrepen.
Een externe adviseur bracht de processen in kaart en SAP Business One kwam op de shortlist, met Logres als partner. Tijdens de implementatie stelde de consultant scherpe vragen over waarom dingen zo gingen. Een aantal processen is daarna anders ingericht. Magistor draait nu op SAP Business One in een private cloud op Microsoft Azure.
“Logres is eerlijk, recht-door-zee. Ze beloven geen gouden bergen, maar doen wat ze zeggen.”
Jan Voortman, operationeel manager bij Magistor
Timberlab: in een halfjaar live
Timberlab maakt houten lantaarnpalen en padverlichting voor campings, vakantieparken en gemeenten. Het bedrijf werkte met Unit4 Multivers en wilde een systeem dat voorraad, inkoop en administratie samenbracht, klaar voor verdere groei.
Na een uitvraag bij meerdere leveranciers koos eigenaar Gerben van Dorland voor SAP Business One met Logres. De implementatie begon in november 2022 en was op 1 mei 2023 afgerond. Omdat Timberlab zijn processen op de standaard kon laten aansluiten, ging dat snel.
“We kenden Logres al van Unit4 Multivers, maar nu we SAP Business One in gebruik hebben genomen zien we pas echt de sterke kanten van Logres.”
Gerben van Dorland, eigenaar van Timberlab
Wanneer je beter nog even in je boekhoudpakket blijft
Niet elk groeiend bedrijf heeft direct een ERP-systeem nodig. Een handelsbedrijf met één magazijn, een overzichtelijk assortiment en vaste prijzen komt vaak nog prima uit de voeten met de handelsmodule van zijn boekhoudpakket. Hoe SAP Business One zich daartoe verhoudt, staat in SAP Business One vs. Exact Online Premium.
Draait het bedrijf vooral om een webshop, dan past een pakket dat vanuit e-commerce is gebouwd vaak beter. En wie geen voorraad heeft, zoals een dienstverlener, heeft aan SAP Business One meer dan nodig.
De grens ligt waar de administratie het bedrijf niet meer kan bijhouden: de voorraad klopt niet, prijzen staan in Excel en de cijfers komen pas weken later. Vanaf dat moment kost het boekhoudpakket meer dan het oplevert.
Waarom groothandels en procesfabrikanten hiervoor bij Logres uitkomen
Logres werkt sinds 1993 uitsluitend voor groothandels en producenten uit de procesindustrie en levert daarvoor SAP Business One en Klipboard Wholesale. Als Multivers-partner kent Logres ook de boekhoudkant van het verhaal. Dat maakt de overstap overzichtelijker, omdat het team al weet hoe je administratie nu is opgebouwd.
De consultants hoeven niet uitgelegd te krijgen wat een prijsafspraak per klant, een partijnummer of een receptuur is. Ze stellen de vragen die bij jouw branche horen, ook als het antwoord is dat iets anders moet. Meer over het pakket zelf lees je op SAP Business One.
Verder lezen: een ERP-pakket kiezen · cloud ERP versus on-premise · ERP-selectie
Veelgestelde vragen over de overstap van boekhoudpakket naar SAP Business One
Is Exact Online een ERP-systeem?
Exact Online begon als boekhoudpakket en is met pakketten voor handel en productie richting ERP gegroeid. Voor een handelsbedrijf met eenvoudige processen is dat vaak genoeg.
Wie met batches, meerdere magazijnen, recepturen of meerdere vestigingen werkt, loopt er eerder tegen grenzen aan. Dan komt een volwaardig ERP-systeem als SAP Business One in beeld.
Kan ik mijn boekhoudpakket houden naast SAP Business One?
Met een koppeling kan dat, maar meestal is het niet de bedoeling. In SAP Business One zit de financiële administratie in hetzelfde systeem als voorraad, inkoop en verkoop.
Twee systemen naast elkaar betekent twee plekken waar de cijfers kunnen verschillen.
Welke gegevens neem je mee uit het boekhoudpakket?
Meestal de beginbalans, openstaande debiteuren en crediteuren, klanten en leveranciers, artikelen en de actuele voorraad. Oude factuurhistorie blijft vaak achter.
Welke gegevens precies meegaan, bepaal je samen met de implementatiepartner en je accountant.
Hoe lang duurt de overstap van een boekhoudpakket naar SAP Business One?
Bij Timberlab zat er ongeveer een halfjaar tussen de start en de livegang. Met productie, meerdere locaties of veel koppelingen duurt het langer.
De doorlooptijd hangt vooral af van hoe scherp de processen vooraf beschreven zijn.
Wanneer is een boekhoudpakket te klein?
Als de voorraad in het systeem niet meer overeenkomt met die in het magazijn, prijsafspraken in losse lijsten staan en je pas na de maandafsluiting weet hoe het ging.
Dan kost het werken om het pakket heen meer tijd dan het pakket bespaart.
Wie begeleidt de overstap: SAP of een partner?
SAP Business One wordt geleverd en geïmplementeerd door partners. Die richten het systeem in, zetten de gegevens over, leiden medewerkers op en verzorgen de support na de livegang.
Voor groothandels en procesfabrikanten is Logres zo’n partner.
