Het korte antwoord: er is niet één “beste” ERP voor de voedingsindustrie. Het hangt af van je ambities, je processen en hoe flexibel je wilt zijn in de toekomst.

In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten, welke keuzes je hebt en waarom veel foodbedrijven uiteindelijk uitkomen bij een oplossing zoals SAP Business One – vaak in combinatie met een ervaren partner zoals Logres.

Een ERP-systeem brengt inkoop, productie, kwaliteit, voorraad, verkoop en administratie samen in één omgeving. Elke partij grondstof die binnenkomt krijgt daarin een eigen geschiedenis: waar die vandaan komt, in welke batch die is verwerkt en bij welke klant het eindproduct uiteindelijk is beland.

Dat is iets anders dan een boekhoudpakket met een productiemodule ernaast. Een foodbedrijf werkt met producten die bederven, variëren in samenstelling en aan strenge eisen moeten voldoen. De software hoort dat te weten.

De meeste ERP-pakketten zijn gebouwd voor de maakindustrie en denken in stuklijsten: drie onderdelen vormen samen één product. De voedingsmiddelenindustrie denkt in recepturen en rendementen, waarbij 800 kilo grondstof afhankelijk van de opbrengst ongeveer 750 kilo eindproduct oplevert.

Daar komt bij dat batches, THT-datums, allergenen en kwaliteitsvrijgaven in food geen extra’s zijn maar de kern van het proces. Een pakket dat die dingen niet van huis uit kent, krijgt ze er met maatwerk zelden echt in.

Bij een recall is de vraag simpel en de tijdsdruk groot: waar is deze partij gebleven? Doordat elke ontvangst, productiestap en levering aan een batch- of partijnummer hangt, is die keten in beide richtingen te volgen. Van klant terug naar de leverancier en van een verdachte grondstof vooruit naar alle orders waarin die is beland.

In de praktijk is dat het verschil tussen een lijst binnen enkele minuten en een middag zoeken in Excel en papieren pakbonnen.

Ja, en dat is precies waar veel bredere pakketten afhaken. Houdbaarheid is in food geen invulveld voor de vorm maar iets wat meebeweegt met de voorraad.

Een goed ingericht systeem geeft automatisch de partij uit die het eerst verloopt, waarschuwt als een partij tegen zijn THT-datum aanloopt en houdt bij verkoop rekening met de resterende houdbaarheid die een afnemer contractueel eist. Daarmee voorkom je zowel afkeur bij de klant als voorraad die in de eigen koeling staat te verlopen. Meer daarover in het artikel over houdbaarheid beheren.

Recepturen staan in het systeem met hun verhoudingen, toleranties en alternatieve grondstoffen, in versies die bewaard blijven. Wijzigt een leverancier of een inkoopprijs, dan is direct te zien wat dat met de kostprijs van het eindproduct doet.

Omdat productie, uitval en rendement per batch worden vastgelegd, kun je achteraf nacalculeren: niet wat een product zou moeten kosten, maar wat het die week werkelijk heeft gekost. Uit dezelfde receptuur rollen ook de ingrediëntendeclaraties en allergeneninformatie voor specificaties en labels.

Een audit is vooral bewijslast. Monsters, vrijgaven, temperatuurregistraties, afwijkingen en corrigerende maatregelen horen vastgelegd te zijn op het moment dat ze gebeuren, niet achteraf gereconstrueerd uit een map met formulieren.

Zitten die registraties in hetzelfde systeem als productie en voorraad, dan kan een geblokkeerde batch ook echt niet worden verzonden. Een auditor ziet dan geen documentatie over het proces maar het proces zelf. Zo werkt dat bij kwaliteitscontrole.

Vlees, zuivel, AGF, bakkerij en patisserie, snacks, dranken, diepvries, ingrediënten en supplementen: het lijkt weinig op elkaar en toch komen de vragen op hetzelfde neer. In welke partij, bij welke temperatuur, met welke houdbaarheid en tegen welke kostprijs?

Het verschil zit in de inrichting. Catchweight en uitsnijden bij vlees, standaardisatie en componenten bij zuivel, sorteringen en kwaliteitsklassen bij AGF, deegprocessen en dagverse planning bij bakkerij. Dat is werk van een partner die de branche kent, niet van een module die je aanvinkt.

Veel foodbedrijven produceren zelf én verkopen door. Dan wil je geen twee systemen met een koppeling ertussen, maar één voorraad waarin een zelf geproduceerde partij en een ingekochte partij naast elkaar staan.

Aan de distributiekant vraagt dat om klantspecifieke prijsafspraken, staffels en acties, orderpicking op batch, meerdere magazijnen en levering per rit. Aan de productiekant om planning op basis van orders, beschikbare grondstoffen en de capaciteit die er die week werkelijk is.

Weegschalen, labelprinters, scanners in het magazijn, een laboratoriumsysteem, EDI met de retail, een webshop of transportplanning: die wisselen data uit met het ERP-systeem zodra het loont om iets niet twee keer in te voeren.

De vuistregel is nuchter. Koppel wat dagelijks wordt gebruikt en laat de rest voorlopig even. Voorbeelden daarvan zijn labelen direct vanuit het systeem en een koppeling met een LIMS.

Die grens wordt vaak in medewerkers uitgedrukt, maar de echte aanleiding ziet er anders uit. Zodra de traceerbaarheid in Excel zit, de planning in het hoofd van één persoon en de kostprijs pas duidelijk wordt als de kwartaalcijfers er liggen, is de grens al gepasseerd.

Een bedrijf van vijftien man met veeleisende afnemers heeft daarom soms meer aan een volwaardig systeem dan een bedrijf van tachtig man met eenvoudige processen.

Reken eerder op maanden dan op weken. Wat de doorlooptijd bepaalt is niet de software maar het aantal locaties, het aantal koppelingen en vooral het aantal uitzonderingen dat een bedrijf wil behouden. Elke “ja, maar bij ons gaat dat anders” kost tijd, en soms is het antwoord dat het inderdaad anders moet.

Wat helpt is de eigen processen vóór de selectie op papier zetten. In het artikel over overstappen van ERP-systeem staan het stappenplan en de valkuilen.