Acht uitdagingen van MKB-bedrijven – en hoe SAP Business One die oplossen kan

SAP Business One is een ERP-systeem dat speciaal gemaakt is voor MKB-bedrijven. Eenmaal in gebruik genomen, maakt SAP Business One het leven van MKB-ondernemingen een stuk eenvoudiger. Welke uitdagingen worden door SAP Business One getackeld?

1. Lang wachten op cijfers
   Overzicht hebben is belangrijk voor beslissers in je bedrijf. Toch lopen veel beslissingen vertraging op, doordat je medewerkers moeten wachten tot andere medewerkers de cijfers handmatig aanleveren.

   Ria van inkoop heeft bijvoorbeeld een actueel voorraadoverzicht nodig van magazijnchef Alex. Die informatie wordt handmatig in een document gezet en aan haar doorgegeven. Ria moet deze informatie op haar beurt weer in haar systeem invoeren om een gefundeerde inkoopbeslissing te kunnen nemen. Tegen de tijd dat ze daaraan toe is, zijn de cijfers eigenlijk alweer achterhaald…

   Met SAP Business One is het vullen en onderhouden van meerdere documenten niet meer nodig. Alex houdt gewoon zijn inventaris bij in het systeem en Ria kan deze gegevens real-time inzien.

2. Een eeuwigheid bezig zijn met het samenstellen van rapporten
   Laten we eerlijk zijn – het vinden van de juiste gegevens en het samenstellen van rapporten is een hele klus als je meerdere brondocumenten gebruikt.

   Uit meerdere spreadsheets één overzicht maken vereist nogal wat ‘Excel-magic’ van je medewerkers of anders gewoon noeste arbeid.

   Maar niet met SAP Business One! Actuele en nauwkeurige rapporten over elk aspect van uw bedrijf kunnen met één druk op de knop worden gemaakt. De benodigde gegevens staan al in het systeem. Voorraadrapporten? Eenvoudig. Financiële gegevens? Gereed. Projectstatus? Gesorteerd. Verkoopcijfers? Geen probleem…

3. Stapels papieren dossiers
   Het zal je verbazen hoeveel MKB’s nog steeds papieren dossiers afdrukken en opslaan. SAP Business One maakt papieren dossiers echter overbodig en digitaliseert uw bedrijf volledig. Het systeem kan zowel op locatie als in de cloud worden gehost met ingebouwde gegevensbeveiliging en firewalls.
4. Dubbele gegevens
   Als twee verschillende afdelingen hun eigen systeem van werken hebben, bestaat het risico dat beiden afdelingen dezelfde gegevens over klanten, orders of projecten invoeren en opslaan.

   Dat leidt onherroepelijk tot dubbele gegevens. Nog afgezien van de overbodige arbeid die dit vergt, kan dat gevaarlijke situaties opleveren. Als de opgeslagen gegevens van elkaar gaan verschillen worden er gemakkelijk fouten gemaakt en het proces van cijfers opschonen kan nog meer tijdverspilling opleveren.

   SAP Business One elimineert het risico op dubbele gegevens en verzamelt alle informatie in één real-time systeem.

5. Fouten met cijfers
   Mensen zullen altijd fouten blijven maken. Niet altijd kan SAP Business One die fouten voorkomen. Maar wat het systeem wél heel goed kan is gegevensfouten verminderen. Fouten zijn immers gemakkelijk op te sporen en te markeren als alle informatie op één plek staat. Als het eenmaal is opgemerkt en gecorrigeerd, hoeft het niet nog een keer.
6. Te veel voorraad of verspilling
   Dit is het ideaalplaatje: jij ontvangt de goederen van je leveranciers precies op het moment dat je ze nodig hebt. Daardoor ben je volmaakt efficiënt: je slaat niet meer op dan nodig en kunt altijd aan de klantvraag voldoen.

   Toch is dat voor veel bedrijven meer een utopie dan werkelijkheid. Niet voor bedrijven die SAP Business One gebruiken! In SAP Business One zijn orders, planning en voorraad zodanig op elkaar afgestemd dat het een stuk makkelijker wordt om efficiënt om te gaan met mensen, machines en grondstoffen.

   Dankzij AI kan SAP Business One, op basis van historisch gegevens, steeds beter voorspellen wanneer nieuwe goederen nodig hebt en inkooporders alvast voor je klaarzetten of automatisch inschieten bij je leveranciers. Makkelijker wordt het niet!

7. Klanten die zelf achter hun bestellingen aan moeten jagen
   Met betalende klanten moet je zorgvuldig omgaan. Immers: als ze tevreden zijn over jouw service heb je er misschien wel jarenlang plezier van. Maar: als klanten ontevreden zijn, zullen ze op den duur verder gaan kijken.

   SAP Business One heeft een ingebouwd klantenbeheersysteem (CRM) wat MKB-bedrijven helpt om beter voor hun klanten te zorgen. Historische orders, contracten, service- en supportdata en eventuele klachten zijn met een druk op de knop beschikbaar.

   Met SAP Business One houd je dus niet alleen de productie en financiën bij, maar zet je vooral de klant centraal in je bedrijf.

8. Slecht gemotiveerde medewerkers en stress op de werkvloer
   
   Uit een recent onderzoek van SAP blijkt dat 50% van de inkoopmedewerkers zegt slapeloze nachten te hebben van tekorten en problemen met de toeleveringsketen. Worstelen om de juiste informatie te krijgen of het volledige plaatje te zien kan een stressvolle situatie zijn, vooral wanneer er belangrijke beslissingen moeten worden genomen.

   Daarentegen zorgt overzicht – niet achter de feiten aanlopen – voor rust en werkplezier. Je levert op tijd, er worden minder fouten gemaakt en er komen minder klachten binnen. Je hoeft dus nooit meer excuses te verzinnen of dingen intern te escaleren. Hoe fijn is dat?

Conclusie

Wanneer u een kleine of middelgrote onderneming in beweging bent, vormen uw meerdere systemen en processen al snel een belemmering voor productiviteit en efficiëntie.

Met SAP Business One kan je veel beter inspelen op vraag- en aanbod en gemakkelijk opschalen als dat nodig is. Als je bedrijf groeit of verandert kan je het ERP-pakket gemakkelijk uitbreiden om meer werknemers, meer voorraad, meer klanten en meer gegevens te beheren.