Context toevoegen aan de data op je dashboard

ERP-systemen produceren heel wat cijfers, het liefst overzichtelijk gepresteerd in dashboards en rapporten. Handig! Maar ook een gevaar: weet je eigenlijk wel waar die data vandaan komt en hoe het cijfer dat je bekijkt tot stand gekomen is?

Data zonder context heeft nauwelijks waarde. Een 9 voor een proefwerk is een prima cijfer. Maar een inflatiecijfer van 9 is niet bepaald positief. Je hebt duiding nodig om dat te begrijpen.

Kale cijfers duiden

Hetzelfde geldt ook voor de cijfers die in ERP-systemen staan. Juist in managementdashboards worden soms cijfers soms erg ‘kaal’ gepresenteerd… Het risico bestaat dan, dat je beslissingen gaat nemen op basis van deze cijfers, zonder te kijken waar deze vandaan komen. Wat kan je doen om deze data meer context te geven?

1. Bekijk hoe het cijfer is opgebouwd.
   Veel cijfers die je ziet zijn een optelsom, een gemiddelde of zelfs de uitkomst van een ingewikkeldere formule. Die formule kan opgebouwd zijn uit meerdere cijfers die in een bepaalde verhouding met elkaar staan. Het ene cijfer kan in deze formule dus meer invloed hebben op het totaalcijfer dan het andere.

   Als je beter begrijpt aan welke wieltjes er gedraaid kan worden om het totaalcijfer te veranderen, kan je als leidingggevende veel betere beslissingen nemen.

2. Zoom uit: vergelijk met een vorige periode
   Maandcijfers zeggen vaak pas iets als je de cijfers vergelijkt met de vorige maand, of juist met dezelfde maand 1 jaar geleden.

   Dalen de cijfers? Voordat je negatieve conclusies trekt, kan je maar beter nagaan of dat geen normale schommeling betreft. Er kunnen ook seizoensinvloeden aan ten grondslag liggen: maart is bijvoorbeeld altijd slechter dan februari. Die informatie helpt je om de cijfers beter te begrijpen.

3. Zoom uit: vergelijk met de benchmark
   Als je vergelijkt met de benchmark, gebruik je openbare data om jouw cijfers af te zetten tegen die van concurrenten in jouw branche. Doet alleen jouw bedrijf het goed? Of geldt dat ook voor concurrenten? En wat betekent dat voor jouw concurrentiepositie?
4. Zoom in: filter op subcijfers en details.
   Een cijfer in een dasboard is vaak het gemiddelde van veel meer kleine cijfers. Heb je een cijfer dat opvallend anders is dan je zou verwachten? Dan kan het de moeite lonen om in te zoomen op de kleinere cijfers die eraan ten grondslag liggen. Was er een onverwachte piek op een bepaald moment? En kan je er achter komen wat er die dag of dat moment plaatsvond?
5. Zoek uit welke (externe) factoren van invloed zijn geweest
   Cijfers worden vrijwel altijd beïnvloed door externe factoren. Jouw verkoopcijfers worden bijvoorbeeld beïnvloed door de vraag in de markt. Maar ook het weer, het politieke klimaat, een positief of negatief sentiment van beleggers kunnen van invloed zijn.

   Zoek dus altijd uit welke externe gebeurtenissen of factoren plaatsvonden tijdens de periode waarvoor het cijfer geldt en vraag je af of die van invloed kunnen zijn geweest.

6. Vraag toelichting aan betrokkenen
   Achter elk cijfer dat je ziet staat een medewerker. Het risico is dat je een cijfer gaat duiden zonder input te vragen aan die medewerker. Vraag je even door, dan kan die medewerker vaak waardevolle context toevoegen door uit te leggen hoe het cijfer tot stand is gekomen.
7. Zoek uit wat deze cijfers aan waarde opleveren
   Krijg je cijfers toegestuurd van een derde partij? Pas dan goed op voor het fenomeen “death by numbers”.

   Juist doordat er zoveel data beschikbaar is kan iemand bewust of onbewust proberen negatieve cijfers weg te moffelen door veel positieve cijfers te tonen. Deze cijfers zijn allemaal correct, maar ontnemen je het zicht op de cijfers die er werkelijk toe doen.

Vraag je dus bij elk cijfer wat je onder ogen krijgt af: op welke manier draagt dit cijfer bij aan de winst of de groei van mijn organisatie?

Alle data beschikbaar

Het goede nieuws is dat in onze ERP-systemen álle data beschikbaar is, ook de kleine cijfertjes. Context toevoegen aan data is dus vaak relatief eenvoudig en start met doorklikken op je dashboard…

Meer weten over hoe actuele cijfers kunnen helpen om betere beslissingen te nemen? Neem dan contact op met onze adviseurs. Zij laten je graag zien wat de meerwaarde van onze ERP-systemen voor jouw bedrijf of organisatie kan zijn.

Plan een adviesgesprek