De 10 meest gestelde vragen over ERP-systemen beantwoord

Misschien is het wel een domme vraag, maar wat is een ERP-systeem eigenlijk? Een ERP-systeem, ERP-pakket of ERP-software: het betekent allemaal hetzelfde. Enterprise Resource Planning is software die alle bedrijfsprocessen in uw organisatie wil digitaliseren.

Waar een boekhoudpakket bijvoorbeeld alleen voor de financiële administratie voordelen heeft: een ERP-systeem verbindt op digitale wijze de financiële afdeling met de productie, de verkoop, service en support en het management.

ERP-software vervangt alle kleine losse softwarepakketten in uw organisatie en zorgt ervoor dat alle afdelingen optimaal samen kunnen werken doordat zij naar dezelfde gegevens kijken.

Meer informatie

De belangrijkste voordelen van een ERP-systeem zijn:

1. Eén softwarepakket voor uw gehele organisatie: alle medewerkers putten uit dezelfde data.
2. Betere samenwerking tussen verschillende afdelingen.
3. Grip op uw bedrijfsprocessen door totaal overzicht en realtime weergave.
4. Mogelijkheid om voorspellingen te doen op basis van historische gegevens
5. Mogelijkheid om bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen door betere afdelingoverstijgende planningsprocessen.
6. Hogere klanttevredenheid door betere planning, inzicht in actuele statussen en efficiëntere service en support.
7. Hogere kwaliteit van aansturing en management door beter inzicht.

Vijf voordelen van SAP Business One

1. Bij de keuze voor een ERP-systeem zijn de volgende vijf punten erg belangrijk:
2. Als je op zoek bent naar een (nieuw) ERP-systeem is het belangrijk om de vraag en de scope duidelijk te hebben. Dat lukt als je van tevoren goed alle businessprocessen in jouw organisatie vastlegt en beschrijft.
3. Ga met dit document naar verschillende ERP-leveranciers en vraag hen om jou een demo te geven waarin zij laten zien hoe zij deze businessprocessen kunnen tackelen met hun ERP-software.
4. Kies bij voorkeur voor partijen die ervaringen hebben in jouw branche, zodat je zeker weet dat ze jouw businessprocessen en de belangen van stakeholders begrijpen.
5. Kies ook voor een bewezen ERP-pakket, dat alles in zich heeft wat nodig is, of dat zonder extreem veel maatwerk aangepast kan worden op jouw business.
6. Kijk tenslotte ook naar de lange termijn: kan het ERP-systeem van je keuze meegroeien met jouw bedrijf?

Hoe kies je een ERP-systeem?

De duur van het implementatietraject is afhankelijk van verschillende factoren:

1. De grootte van je organisatie en het aantal medewerkers dat gebruik gaat maken van de ERP-software.
2. Het aantal businessprocessen wat gedigitaliseerd moet worden.
3. Is er maatwerk vereist of niet?
4. De kwaliteiten en ervaring van de implementatie-partner en de business consultants die worden ingezet.
5. Hoeveel tijd kan je zelf vrijmaken om de ERP-implementatie in goede banen te leiden?
6. Moeten er externe softwaresystemen gekoppeld worden?
7. Hoeveel data moet er overgezet worden en kan dit handmatig of niet?

In de regel duurt een ERP-implementatietraject voor MKB-bedrijven enkele maanden tot 1,5 jaar.

Hoe wij het doen

Een ERP-systeem biedt normaal gesproken functionaliteiten voor de boekhouding, offertes en facturering, sales, klantenbeheer, planning en projectbeheer, service en inkoop. Afhankelijk van je keuze zal het ERP-systeem aanvullende functionaliteiten bieden voor productie, magazijnbeheer en logistiek.

Functionaliteiten voor andere businessprocessen, zoals assemblage, kwaliteitscontrole, traceability, intercompany, PIM, WMS etc kunnen vaak extra toegevoegd worden. Dit hoeft niet altijd te betekenen dat deze functionaliteiten eruit zien alsof ze extern zijn. Meestal kunnen zij volledig geïntegreerd worden in het bestaande systeem, waardoor de overgang naadloos is.

Alle ERP functionaliteiten

Voor een ERP-systeem betaal je eenmalig de implementatiekosten aan de implementatiepartner. Deze kosten zijn afhankelijk van de duur van de implementatie (zie vraag 4). Daarbij komen de kosten voor het gebruik van de software.

• Kies je voor een on-premise systeem (de data worden opgeslagen en gehost vanuit een eigen server in uw bedrijf) dan komen de aanschafkosten voor de server erbij, plus een eenmalig bedrag voor het inrichten hiervan. Daarna ben je kosten kwijt voor onderhoud en energiekosten voor het laten draaien van de server. Ook betaal je een eenmalig bedrag per gebruiker.
• Kies je voor een ERP-systeem in de cloud, dan heb je geen eigen server nodig, maar betaal je gewoon een bedrag per gebruiker per maand.

Uiteraard moet je ook rekening houden met de interne uren die nodig zijn voor het uitrollen van het ERP-pakket. Totaal zal de implementatie van een ERP-systeem enkele tienduizenden euro’s kosten.

De ROI van ERP-systemen

Het antwoord op deze vraag is vrijwel in alle gevallen: ja. Echter: maatwerk toevoegen aan een ERP-systeem is niet in alle gevallen even makkelijk. De core van het systeem zal niet gewijzigd mogen worden.

Als je maatwerk toe wilt voegen gaat het dus vaak om het toevoegen van extra functionaliteiten of het koppelen van externe software. Veel ERP-systemen hebben hiervoor een API of een integratiemodule. Maatwerk toevoegen is dan relatief eenvoudig. Zijn deze dingen niet aanwezig, dan wordt maatwerk een stuk complexer.

Hou er rekening mee dat maatwerk foutgevoelig kan zijn en dat de oorzaak vaak niet eenvoudig te vinden is. Maatwerk dat ontwikkeld is, moet bovendien regelmatig geüpdatet worden om aan te blijven sluiten bij nieuwe eisen van het ERP-systeem of van de browser.

Over koppelingen

Omdat ERP-systemen diep ingrijpen in de core van je organisatie is er goed nagedacht over beveiliging en privacy. In alle gevallen herbergt je ERP-systeem gevoelige informatie, bijvoorbeeld omzet, winst, klantgegevens en concurrentiegevoelige informatie.

Is beveiliging in jouw bedrijf nog belangrijker dan bij andere bedrijven (bijvoorbeeld omdat je een NEN-certificering voor informatiebeveiliging hebt of een overheidsorganisatie bent), kies dan voor een on-premise installatie (in plaats van een ERP-systeem in de cloud) en bewezen ERP-systeem met voldoende slagkracht om problemen binnen no-time te tackelen.

Zorg dat er regelmatig back-ups gedraaid worden van het ERP-systeem en kies voor een implementatiepartner met ervaring en slagkracht. Maak duidelijke schriftelijke afspraken over de eisen die je als organisatie stelt aan de beveiliging en privacy van de data.

Over beveiliging en back-ups

De volgende uitdagingen komen wij regelmatig tegen bij het implementeren van ERP-systemen:

1. De belangrijkste uitdaging bij het implementeren van een ERP-systeem is uiteraard het project binnen de uren en binnen de deadline te houden. Juist omdat businessprocessen soms complex zijn kan dit moeilijk zijn. De oplossing is een gedegen plan (een blueprint) en goed projectmanagement, zowel intern als bij de implementatiepartner. Een ervaren business consultant is hierbij goud waard!
2. Aanpassen aan uw businessprocessen of aanpassen aan het systeem? Het overstappen op een (nieuw) ERP-systeem is hét moment om uw businessprocessen eens tegen het licht te houden. Een ERP-systeem is immers meer dan alleen het digitaliseren van bestaande processen. Zijn die wel zo efficiënt? In veel gevallen is het verstandig om de processen aan te passen aan het systeem, in plaats van andersom. Goede, verstandige keuzes hierin maken is belangrijk.
3. Acceptatie in de organisatie. Een ERP-systeem is zoveel waard als de mensen die ermee werken. Als mensen dingen “op hun eigen manier” blijven doen en weigeren om het nieuwe systeem te gaan gebruiken, mislukt het project. People management is dus belangrijk, evenals goede training. Ook is het belangrijk om de meerwaarde van de software aan te tonen, juist in kleine subtiele verbeteringen die direct tijdswinst opleveren voor de gebruikers.

Hoe krijg ik mijn mensen mee?

Zoals eerder gezegd: een ERP-systeem staat of valt met het gebruik ervan. Als het systeem niet “gevoed” wordt met actuele data, zal de meerwaarde ervan tegenvallen. Vaak zijn medewerkers jarenlang gewend aan een bepaalde manier van werken of aan vertrouwde (software-)systemen. Overstappen kost dan energie. Enkele tips om uw medewerkers mee te krijgen zijn:

1. Betrek invloedrijke medewerkers uit alle afdelingen bij de implementatie. Breng hun businessprocessen in kaart, vraag naar hun wensen en nodig hen uit om tussenstappen van feedback te voorzien. Wanneer zij zich eigenaar voelen van het systeem zullen zij enthousiaste gebruikers worden en anderen meenemen in hun enthousiasme.
2. Zorg dat het systeem terdege getest is voor de livegang. Live gaan kan je maar één keer doen. Als er allerlei fouten in het systeem zitten, verlies je veel goodwill in de eerste dagen.
3. Train je medewerkers in het gebruik vóór het systeem live gaat. Zorg dat je op de eerste dagen van het gebruik voldoende mankracht beschikbaar hebt voor het tackelen van opstartproblemen en hulp bij het gebruik.
4. Bouw enkele simpele functionaliteiten in die direct zichtbaar winst opleveren voor de gebruikers.
5. Blijf in de eerste maanden van het gebruik erop toezien dat je medewerkers het systeem gebruiken, zodat er routine komt en iedereen het maximale eruit kan halen.