ERP-implementaties: hoe krijg je je mensen mee?

Voor veel bedrijven en organisaties is een ERP-implementatie een grote verandering. Het is immers meer dan “alleen” nieuwe software: in veel gevallen moeten complete bedrijfsprocessen worden aangepast. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers meegaan in die verandering?

Richard Cramer is veranderdeskundige. Hij heeft meer dan twintig jaar ervaring met verandertrajecten bij grote en kleinere organisaties in Nederland en België.

Richard maakt korte metten met het idee dat het doel enkel is, om de implementatie erdoor te krijgen. ‘Het gaat erom dat we de kracht en de talenten van mensen gebruiken. Een systeem is tenslotte maar een systeem. Met de nieuwste software maak je niet het verschil. Hoe jouw mensen die software gebruiken, dat is waar het om draait.’

Change of transitie?

Elke verandering kost moeite, benadrukt Richard. ‘Mensen zijn gewend op een bepaalde manier te werken. In het oude systeem kennen ze elke beperking en elke shortcut. Je kunt dus niet op 1 moment over gaan naar een nieuw ERP-systeem en dan maar verwachten dat iedereen daarmee gelijk goed kan werken.

Er is een verschil tussen change en transitie. Vergelijk het eens met vader of moeder worden. Er is een moment waarop je dat daadwerkelijk wordt, als de baby geboren wordt. Maar dat betekent niet dat je direct klaar bent voor het ouderschap. Het helpt enorm als je de negen maanden van zwangerschap gebruikt om er naar toe te groeien. De change is het moment van geboorte, de transitie is het totale veranderproces.

Change-impactanalyse

Richard begint in elke organisatie met een change-impactanalyse. Daarin kijkt hij wat de impact van de verandering zal zijn op de organisatie en probeert in te schatten wat de risico’s zijn en wat er nodig is om de transitie in goede banen te geleiden.

‘Ik ga vooraf al aan tafel met alle keyplayers in de organisatie. Keyplayers zijn voor mij alle mensen met invloed, of die invloed nou formeel of informeel is. Sommige werknemers zijn nou eenmaal mensen die je mee moet hebben om de rest ook mee te krijgen. Daar moet je op in spelen als je een ERP-implementatie succesvol wilt laten zijn.’

Communicatieplan

‘Na de change-impactanalyse schrijf ik een communicatieplan. We hebben verschillende uitingen voor verschillende soorten stakeholders. Sommige mensen worden vooraf geïnformeerd, anderen mogen meedenken of meebeslissen.

Alle werknemers ontvangen van tijd tot tijd een nieuwsbrief en we organiseren ook een aantal webinars waarin we dingen alvast uitleggen en toelichten. Het is niet alleen zenden: elke vraag mag gesteld worden en we gaan overal serieus op in, of we zoeken het uit en komen er later op terug.

Tegen het einde van implementatietraject gaan we ook uitgebreid testen en tenslotte krijgen alle medewerkers een training – en later nog een herhaaltraining. Die herhaling is nodig om zeker te weten dat iedereen de nieuwe software gebruiken gaat en alles eruit haalt wat erin zit.

Behapbaar maken

Richard’s tip is om de implementatie op te knippen in kleine stappen. ‘Er moet erg veel gebeuren, maar je houdt het behapbaar als je het klein maakt. Elke paar weken krijgen de medewerkers een nieuwe opdracht waarbij ze bijvoorbeeld bestaande data moeten opschonen of verrijken.

We communiceren ook regelmatig over de voortgang. In welke fase zijn we nu beland? En hoe ver zijn we al op weg? Zo hou je de moed erin en zien medewerkers al snel kleine voordelen en successen.’

Op tijd beginnen

Als procesbegeleider moet je schaken op drie borden tegelijk, raadt Richard aan. ‘Je moet weten: wat doen we vandaag en morgen. Maar ook: wat doen we over een maand – en over drie maanden. Als je dat scherp hebt, weet je ook wat je déze week nog in gang moet zetten om er over drie maanden klaar voor te zijn.

Veel implementatietrajecten lopen uit de uren doordat er niet voldoende vooruit gedacht wordt en belangrijke dingen te laat worden gestart. Projectgroepen zijn vaak heel erg bezig met het hier en nu vergeten dat er uren vrijgemaakt moeten worden, testcases moeten worden opgezet of meetings moeten worden ingeschoten. Dat wreekt zich op de lange termijn.

Vertrouwen

Richard is erg tevreden met de ERP-implementatie die hij op dit moment begeleid bij een van de klanten van Logres.

‘De cultuur was al goed voordat ik binnenkwam. Mensen realiseerden zich dat ze hulp nodig hadden om de verandering er door te krijgen en gaven mij het vertrouwen en het budget om de organisatie door die verandering heen te loodsen. Daarnaast zijn de mensen binnen de organisatie zeer leergierig en nemen ze je adviezen ter harte. Dat siert deze organisatie en het helpt enorm om de ERP-implementatie zonder problemen te laten verlopen.’