7 Menselijke fouten die u kunt voorkomen met een ERP-pakket

Het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen zorgt niet alleen voor tijdwinst, maar zorgt er ook voor dat menselijke fouten voorkomen worden. Een top 7 van veelgemaakte fouten die dankzij automatisering tot het verleden behoren.

1. Fouten bij het orderpicken

   Bijna nergens gaat zoveel mis door simpele handmatige fouten, als in uw magazijn. Als groothandelaar verkoopt u vaak duizenden verschillende producten, waarvan er een aantal ook nog eens sterk op elkaar lijken. Daardoor bestaat de kans dat er verkeerde pickings of verkeerde leveringen plaatsvinden. Uiteraard brengt dat extra kosten met zich mee, onder meer door retourzendingen. Bovendien leidt dit tot ontevredenheid bij uw klanten.

2. Producten verkopen die niet op voorraad zijn

   Bij het inboeken van leveringen gebeurt hetzelfde. In de handmatige controle van geleverde goederen en de telling hiervan kan snel iets misgaan. Daardoor lijkt het alsof u meer of minder goederen op voorraad hebt, dan u werkelijk hebt. U verkoopt dan gemakkelijk een product wat bij nader inzien niet beschikbaar blijkt te zijn, met ergernis en verlate levertijden tot gevolg.

3. Fouten bij orderverwerking

   In bedrijven waar orders per mail of telefoon binnenkomen, maar niet automatisch in uw ERP-systeem geboekt worden, worden ook veel fouten gemaakt. Iemand in uw bedrijf zet de orders in het systeem of stuurt de orderbevestiging op een andere manier door naar de verantwoordelijke medewerkers.Vooral als er “overgetypt” moet worden ontstaan veel fouten.

   Daarnaast zijn er ook veel orders die onvolledig binnenkomen en is het niet mogelijk om orders aan elkaar te koppelen of te bundelen. Voor de totaalplanning is dat een groot gemis.

4. Wijzigingen op bestaande opdrachten bereiken niet de juiste persoon

   Communiceert u veel via e-mail en telefoon, maar zonder gebruik te maken van een ERP-systeem? Dan bestaat de kans dat er updates komen op bestaande orders die u graag wilt meepakken in het orderproces.

   In de praktijk bereikt de nieuwe informatie echter regelmatig niet de juiste medewerker of wordt niet gelinkt aan de goede order. Juist doordat er “veel schijven tussen zitten” gaat het snel mis, met ontevreden klanten en gefrustreerde medewerkers tot gevolg.

5. Deadlines beloven die niet gehaald kunnen worden

   De planning in uw bedrijf is van diverse verschillende bedrijfsprocessen afhankelijk. Zelfs als enkele afdelingen van uw bedrijf wel degelijk software gebruiken voor hun bedrijfsprocessen, mist het totaaloverzicht.

   Als u geen ERP-pakket geïmplementeerd hebt, moet u regelmatig een inschatting doen als het gaat om levertijden die u niet nauwkeurig kunt onderbouwen. De kans is groot dat u bij een dergelijke inschatting een factor over het hoofd ziet die van cruciaal belang is voor het halen van de deadline.

6. Per abuis overschrijven van belangrijke documenten of artikelen

   Het komt iedereen bekend voor: iemand heeft een belangrijk document of een nieuw artikel op de server gezet, wat door meerdere mensen gebruikt moet worden. Een potentieel risico doordat al die mensen per abuis eenheden, prijzen of codes kunnen wijzigen die uw processen volledig in de war kunnen sturen.

   In een ERP-systeem zijn echter verschillende bevoegdheden en kunt u bovendien terugvallen op wijzigingsgeschiedenis, waardoor eventuele fouten gemakkelijk rechtgezet kunnen worden.

7. Kwijtraken van papieren documenten

   Door digitaal én mobiel te werken, hoeven uw medewerkers zich niet langer aan de slag met handgeschreven documenten. Uw servicemedewerkers krijgen hun opdrachten voortaan via hun smartphone of tablet en uw salesmensen geven orders digitaal door terwijl zij bij de klant zijn. Quasi onleesbare kattenbelletjes overtikken op kantoor? Dat behoort voorgoed tot het verleden.

Herkenbaar?

Klinken een of meerdere van de hierboven beschreven menselijke fouten u bekend in de oren? Dan is het wellicht tijd voor een ERP-systeem waarmee u overzicht krijgt en hinderlijke menselijke fouten kunt weg-automatiseren.

Neem eens contact op met een van onze consultants voor een goed gesprek. Wij kunnen u adviseren!